Документ – основний вид ділового мовлення,що містить інформацію,зафіксовану на матеріальному носії,основною функцією якого є зберігати її в часі та просторі.
Документ – це матеріальний об’єкт,що містить у зафіксованому вигляді інформацію,оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа – це властивість службового документа,надана чинним законодавством,яка є підставою для вирішення правових питань,здійснювати правове регулювання й управлінські функції. Документи виконують офіційну,ділову й оперативну функції,оскільки вони – писемний доказ,джерело відомостей довідкового характеру. Вирізняють письмові та рукописні документи.
Письмовий документ – текстовий документ,мовна інформація якого зафіксована будь – яким видом письма.
Рукописний документ – це письмовий документ,створений способом нанесення знаків письма власноручно.
Види документів визначаються за такими ознаками:
- найменуванням(назвою) – заяви,листи,телеграми,довідки,службові записки,інструкції,протоколи та ін.;
- походженням – службові(офіційні) й особисті;
- місцем виникнення – внутрішні та зовнішні;
- призначенням – організаційні,розпорядчі,довідково – інформаційні,обліково – фінансові;
- напрямком – вхідні й вихідні;
- формою – стандартні( типові) й індивідуальні(нестандартні);
- строками виконання – звичайні безстрокові,термінові й дуже термінові;
- ступенем гласності – загальні,таємні,для службового користування(ДСК);
- стадіями створення – оригінали,копії,витяг і дублікат;
- складністю – прості (односкладові) й складні;
- строками зберігання – постійного,тривалого(понад 10 років) і тимчасового(до 10 років) зберігання;
- носієм інформації – оформленні на папері,диску,фотоплівці,магнітній стрічці,перфострічці.
Сукупність процесів,що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами,називається діловодством. Сукупність взаємопов’язаних службових документів,застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі,називається системою документації.
Документообіг – рух документів в установі,організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів,що надійшли в організацію,установу і створені ними за певний період,становить обсяг документообігу.
