Терміни - спеціальні слова або словосполучення, що дають точне визначення чи пояснення предметам, явищам, діям з якої-небудь галузі знання — науки, культури, техніки, політики, економіки, називаються термінами. Терміни мають точне, конкретне значення й тому позбавлені образності, емоційно-експресивного забарвлення.
Діловому стилю притаманна термінологія, яка утворюється із активної лексики (діловодство, справочинство); запозичується із інших мов (бланк, бюджет); утворюється за допомогою власних слів та іншомовних або із запозичених складників (фотокамера, фототелеграф, фототелетайп) тощо.
Значення термінів зафіксовані у державних стандартах, спеціальних словниках, довідниках. Ось чому вони (терміни) і повинні вживатися лише в зафіксованому значенні.
Кожна вузька галузь науки має свої терміни: медичні вживаються у медицині, технологічні — в техніці і т. д. Проте деякі терміни мають кілька значень, зокрема в діловодстві. Наприклад: справа — означає один документ і сукупність документів, інше значення має словосполучення юридична справа. Правильне значення того чи іншого терміна допомагає з'ясувати контекст. При утворенні похідних форм терміна необхідно користуватися лише тими формами, які подаються в словнику чи довіднику, бо вільне словотворення може стати причиною неправильного використання та сприймання.
Слід уникати використання застарілих, нестандартних термінів, що перейшли до повсякденного вжитку і втратили своє термінологічне значення, наприклад: фронт, фактор. Це ускладнює розуміння змісту документа.
Отже, терміни кожної сфери науки потребують особливої уваги, постійної роботи зі словниками й довідниками.
Кожна галузь науки, техніки, виробництва, мистеїггва має свою термінологію.
Професіоналізми – слова й мовлення звороти, характерні для мови людей певних професій. Оскільки професіоналізми вживають на позначення певних понять лише у сфері тієї чи іншої професії, ремесла, промислу, вони не завжди відповідають нормам літературної мови. Професіоналізми виступають як неофіційні синоніми до термінів. З-поміж професіоналізмів можна вирізнити науково-технічні, професійно-виробничі. Вони доволі різноманітні щодо семантичних характеристик.
На відміну від термінів, професіоналізми не мають чіткого наукового визначення й не становлять цілісної системи. Якщо терміни – це, як правило, абстрактні поняття, то професіоналізми – конкретні, тому що детально диференціюють ті предмети, дії, якості, що безпосередньо пов’язані зі сферою діяльності відповідної професії, наприклад:
Слова та словосполучення, притаманні мові моряків: кок-кухар; кубрик-кімната відпочинку екіпажу; ходити в море-плавати, тощо.
Професіоналізми працівників банківсько-фінансової, торговельної та подібних сфер: зняті каси, підбити, прикинути баланс.
Професіоналізм музикантів: фанера-фонограма; розкрутити – розрекламувати.
Здебільшого професіоналізми застосовуються в усному неофіційному мовленні людей певного фаху. Виконуючи важливу номінативно-комунікативну функцію, вони точно називають деталь виробу, ланку технологічного процесу чи певне поняття й у такий спосіб сприяють кращому взаєморозумінню. У писемній мові професіоналізм вживають у виданнях, призначених для фахівців (буклетах, інструкціях, порадах).
Професіоналізми використовують також літератури з метою створення професійного колориту, відтворення життєдіяльності певного професійного середовища у своїх творах.