Іншомовні слова в діловому тексті повинні вживатися лише у разі потреби, коли їх не можна замінити українськими словами з тим самим значенням. Слід критично ставитися до їх вживання: у документації рекомендується вживати лише ті іншомовні слова й терміни, які або одержали міжнародне визнання або не мають еквівалента у нашій мові. До міжнародних належать фінансові терміни, терміни бухгалтерського обліку, діловодства, зовнішньої торгівлі (бланк, штраф, гриф, дебет, кредит).
Стихійне запозичення іншомовних слів уповільнює розвиток рідної мови, а в суспільстві утверджує хибну думку про нібито неспроможність української мови передавати всі тонкощі, багатство і глибину іншомовних текстів, формує комплекс меншовартісності, а можливо й ущербності українців. Тому, вибираючи з двох рівнозначних слів одне, перевагу слід надавати питомому українському.
Щоб правильно застосовувати іншомовні слова, треба дотримуватись таких правил:
– не вживати у тексті іншомовні слова, якщо є відповідники в українській мові /апелювати – звертатися, аргумент – підстава, доказ, домінувати – переважати, екстраординарний – особливий, координувати – погоджувати, лімітувати – обмежувати, пріоритет – першість, репродукувати – відтворювати, симптом – ознака, шеф – керівник/;
– запозичене слово слід вживати правильно, відповідно до його значення (Ефективність режиму економії залежить від того, наскільки лімітуються фінансові витрати). У цьому реченні половина слів запозичені, а слово лімітуються вжите ще й неточно, оскільки ліміт – це гранична норма, то лімітуються не витрати, а кошти;
– не вживати в одному тексті власне українське слово та його іншомовний відповідник (координувати – погоджувати, екстраординарний –- особливий, фіксувати – записувати, лімітувати – обмежувати, прерогатива – перевага, симптом – ознака).
При виборі запозиченого чи власнемовного слова слід звертати увагу на відтінки у його значенні (сервіс – обслуговування: сервіс – це будь-яке обслуговування, а обслуговування – тільки побутових потреб населення).
У сучасній українській мові написання слів іншомовного походження визначається такими правилами:
Звук л на письмі передається твердо і м'яко (залежно від того, як узвичаєно вимовляти дані слова в сучасній українській мові). Наприклад, твердий л передаємо у словах: аероплан бал, план, повела, блок, баланс, лупа, соціологія та інші; м'який л передаємо у словах: асфальт, табель, автомобіль, пляж:, канцелярія, ілюстрація., полярний тощо.
Після л в іншомовних словах пишеться завжди е, а не є: пленум, легенда, лекція та ін.
У загальних словах іншомовного походження приголосні не подвоюються: ащшдзцш, сума, маса, каса, колектив, група, метал, комісія.
Але в деяких загальних іншомовних словах подвоєння зберігається: тонна, манна, ванна, брутто, нетто.
Це ж стосується і слів із префіксами: ап-, ім-, ір-, контр-, сюр-, якщо префікс закінчується, а корінь починається однаковим звуком, наприклад: апперцепція, імміграція, контрреволюційний, ірраціональний, сюрреалізм та ін.
Подвоєння зберігається у власних іншомовних іменах і назвах: Діккенс, Руссо, Уеллс, Шіллер; Голландія, Марокко, Міссурі.
У всіх похідних від них словах подвоєння також зберігається: голландський (бо Голландія), марокканець (бо Марокко), міссурійський (бо Міссурі), руссоїст (бо Руссо) і т. д.
На початку і в середині слова перед голосним та й пишеться і, а не и: індустрія, історія, тріумф, матеріал, Індія, Ібсен та ін.
В основах іншомовних слів сполучення голосних іа, іу, іо не змінюється: аксіома, діалектика, радіус та ін. А сполучення іе змінюється на іє: дієта, гігієна, клієнт та ін.
Літера и пишеться у власних географічних назвах: Америка, Африка, Британія, Париж, Рим, Сицилія, Чикаго, Мадрид, Алжир.
Літера і пишеться в кінці невідмінюваних слів: журі, колібрі, таксі, поні та ін.
Після приголосних б, п, в, ф, м, г, к, х, л, н в основах іншомовних слів завжди пишеться і: білет, вітрина, графік, економіка, кіно, хірург, літератор та ін.
Після приголосних л, т, з, с, ц, р, ж, ч, ш у загальних іншомовних назвах перед наступним приголосним пишеться и.директор, тираж, позиція, система, фабрика, режим, шифр, критика, фізика, поетичний та ін.
В основах іншомовних слів після голосних пишеться ї: Енеїда, героїчний, архаїчний, егоїзм тощо.
Після апострофа, ь, й, е, і пишеться є, а не е: кур'єр, кар'єра, портьєра, гігієна, реєстрація та ін.
У словах іншомовного походження після м'яких приголосних д, т, з, с, ц, л, н перед я, ю, є, ї, йо пишеться ь: брильянт, бульйон, мільйон, досьє, кольє, марсельєза, трельяж, Ньютон, Віньї (але мадяр).
