Використання мовних одиниць у текстах документів різних видів регулюють стильові норми офіційно-ділового стилю – правила відбору і організації мовних одиниць у текстах цього стилю. Найчіткіше особливості офіційно-ділового стилю виявляються у лексиці.
В основу текстів офіційно-ділового стилю покладена загальновживана стилістично-нейтральна лексика. До неї належать слова, що виступають назвами осіб за родинною спорідненістю (батько, мати, брат, сестра); осіб за професійною або службовою належністю (директор, секретар, вчитель, декан); різних предметів побуту (стіл, будинок, книга); ознак (високий, малий, широкий, круглий, далекий); дій, процесів, станів (будувати, ремонтувати, писати, вантажити); просторових і часових понять (день, рік, місяць, захід, схід); одиниць виміру (грам, метр, кілограм), службово-граматичних елементів (і, але, щоб, за, через) тощо. Ці слова зрозумілі й широковживані, тому використовуються в усіх функціональних стилях сучасної української літературної мови.
Офіційно-діловий стиль має виразний книжний характер, тому при укладанні ділових паперів слід віддавати перевагу книжним словам, які позбавлені експресивно-оцінного забарвлення. Наприклад, слова дбати, приїхати, які активно вживаються в розмовному мовленні, в ділових паперах слід замінити на виявляти турботу, прибути.
Значна частина книжної лексики не закріплена за однією сферою функціонування, а широко вживається, окрім офіційно-ділового стилю, в наукових працях та публіцистичних статтях. Це, наприклад, слова розробляти, виконувати, сумісництво. Але серед книжних слів є й такі, що використовуються тільки в офіційно-діловому стилі. Цю лексику називають діловою: наказ, протокол, акт, резолюція, інструкція, заява, апеляція, посол, нота.
Тавтологія– повторення того самого змісту іншими словами: вільна вакансія, хронометраж часу, глухий тупик, захисний імунітет, промислова індустрія, хвилина часу, продовжувати далі. Деякі слова у цих словосполученнях зайві, бо позначають ознаки, наявні в інших членах словосполучень. Тавтологічні словосполучення виникають переважно через незнання лексичного значення запозичених слів.
Явище синонімії означає наявність у мові близьких, але не тотожних способів висловлення, покликаних якнайточніше відтворювати всі відтінки людської думки. Незнання синонімічних можливостей мови, невміння вибрати єдино можливе в даній ситуації слово є причиною появи багатьох помилок в усіх стилях мови. Наприклад: заступник – замісник ( заступник – це офіційна назва постійної посади; замісник – людина, яка тимчасово виконує чиїсь обов'язки).
