Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони маютьвідповідати таким вимогам:
—не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;
—видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;
—відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;
—бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);
—бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.
Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.
Документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, назва виду документа, текст документа і т.д.). Сукупність реквізитівдокумента, розташованих у встановленому порядку, становить - формуляр документа. Текст - основний реквізит документа, який повинен містити достовірну та об'єктивну інформацію, викладену ясно, точно, нейтральним тоном і по можливості коротко. Тексти документів великого обсягу поділяються на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами.
Емблема підприємства - це символічне графічне зображення. Як емблеми, як правило, використовується товарний знак. Емблему розміщують на лівому полі документа на рівні назви організації або верхньому полі документа.
Код організації. Він може бути проставлений на бланках документів при їх виготовленні і є своєрідним підтвердженням правомочності організації - автора документа.
Найменування організації. Реквізит називає автора документа, яким може бути організація, структурний підрозділ, посадова чи фізична особа. Це реквізит передбачає також вказівку вищестоящої організації, якщо вона є.
Довідкові дані про організацію. Реквізит присутній тільки в бланках листів і включає в себе індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреси, номера телефону, факсу, адресу електронної пошти. У складі цього реквізиту можуть зазначатися банківські реквізити, державний реєстраційний номер організації, номери ліцензій.
Найменування виду документа. Цей реквізит є одним з найважливіших, оскільки дозволяє судити про призначення документа, визначає склад реквізитівта структуру тексту. Найменування виду документів проставляється на всіх документах, крім листів, і друкується прописними літерами під реквізитом "Найменування організації": Н, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, АКТ і т.п.
Дата документа. Дата один з основних реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа. Датою документа може бути дата його підписання, затвердження або дата подій, зафіксованого в документі.
Реєстраційний номер документа. Реєстраційний номер документа - це цифрове або буквено-цифрове позначення, під яким документ введений в інформаційно-пошукову систему.
Місце складання або видання документа. Реквізит використовується тільки в загальних бланках і бланках конкретних видів документа (крім листа). При оформленні цього реквізиту враховується адміністративно-територіальний поділ країни.
Гриф обмеження доступу до документа. Реквізит проставляється на документах, що містять відомості обмеженого поширення, - державну таємницю або конфіденційну інформацію.
Адресат. Реквізит використовується в листах та внутрішніх документах, призначених для розгляду керівництвом (заяви, доповідні, пояснювальні записки та ін.)
Адресатом документа може бути організація, структурний підрозділ, посадова чи фізична особа. Доскладу реквізиту може входити поштова адреса.
Заголовок до тексту. Реквізит є обов'язковим для всіх документів, крім документів, складених на бланку формату А5, і необхідний для реєстрації та пошуку документа. Заголовок повинен максимально стисло і точно відображати зміст документа і граматично узгоджуватися з назвою виду документа.
Заголовок до тексту друкують під реквізитами бланка зліва без лапок і не підкреслюють. Крапка в кінці заголовка не ставиться. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 - 30 знаків при кількості рядків не більше п'яти. Рядки заголовка друкуються через один інтервал.
Підпис - обов'язковий реквізит, що забезпечує посвідчення документа й надає йому юридичну силу. Підпис на документі проставляє особа, наділенавідповідною компетенцією.
До складу підпису входять: найменування посади особи, що підписує документ, його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали та прізвище) без лапок і дужок. Друк.
Печатки ставляться на найбільш важливих документах, підтверджуючи справжність підписів. Друк повинна бути добре читана і не накладатися на найменування посади і особистий підпис.
