Акт - це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають під час прийому-передачі справ, після переобліку, при проведенні випробувань нової техніки, здачі об'єктів, нещасних випадках.
Акти - це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій. Вони оформлюються комісією, що її створює керівник установи, організації чи підприємства.
Текст акта має дві частини: вступну і констатуючу. У вступній після слова Підстава дається посилання на документ або усне розпорядження посадової особи. Після слова Складений перелічують осіб, які складали акт або були присутні під час його складання з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувала комісія, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії подаються у алфавітному порядку. Перелічуються також прізвища, ініціали та посади присутніх (якщо вони були).
У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки.
У кінці акта (перед підписами) зазначають, у скількох примірниках складено акт і де вони зберігаються.
Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.
Отже, до формуляра акта входять такі реквізити: 1) автор документа (назва відомства та організації);2) дата, номер і місце складання;3) гриф затвердження;4) назва виду документа;5) підстава (наказ керівника організації);6) склад комісії, присутні;7) текст;8) відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження;9) перелік додатків до акта;10) підписи членів комісії і присутніх. акти прийому-передачі, обстеження або ревізії набувають юридичної чинності лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником установи чи організації.
Доручення - це письмове повідомлення, за яким юридична чи фізична особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.Доручення видають на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті та офіційні.
Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на одержання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов'язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи і печатка установи, підприємства, яка засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними Й загальними.
Для багатьох доручень є друковані бланки, куди від руки вписують прізвище, ім'я та по батькові людини, якій доручають щось одержати й де саме, та завіряють підписом працівника відділу кадрів або нотаріуса і круглою печаткою. Завіряється також підпис особи, на ім'я якої видано доручення.
Розписка - це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі й отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей.
Розписка має такі реквізити:1) прізвище, ім'я, по батькові та посада того, хто дає розписку;2) посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кому її дають;3) у чому конкретно дано розписку (обов'язково слід зазначити точне найменування матеріальних цінностей, предметів);4) дата й підпис того, хто отримує цінності.
Якщо передаються суми грошей, у розписці вказують адресу, номер і серію паспорта того, хто їх одержує. Грошові суми пишуться словами, а в дужках - цифрами: в сумі п ять тисяч шістсот двадцять (5620) гривень. Підпис особи, яка дає розписку, засвідчується нотаріальною конторою.Розписка пишеться лише в одному примірнику. Жодні виправлення в ній неприпустимі.
Список - це реєстрація предметів, осіб, документів, що складається у певному порядку. Найпоширенішим є алфавітний список, що являє собою перелік кого-небудь або чого-небудь за алфавітом. У списку осіб ім'я та по батькові пишуться після прізвища.
Перелік - це перерахування предметів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми й вимоги.
Отже, список і перелік - дуже близькі документи, що різняться за призначенням.Список і перелік мають такі реквізити:1) номер; 2) тематичний заголовок; 3) основну частину, що містить графи і рядки.
