Структурн1 ознаки документа
Текст- це головний та обов'язковий елемент документа,тому підготовка текстової частини - одна з найважливіших операц1й в документуванн1.Текст будь-якого документа складаеться з лог1чних елемент1в:вступу,доказу,зак1нчення:
- у вступ1 адресат готуеться до сприйняття теми
-у доказ1 викладаеться суть питання
-у зак1нченн1 формулюеться мета,заради яко1 складено документ.
Вимоги до сут1 документа:
- документ мае бути повноц1нним джерелом 1нформац11
-документ повинен видаватися повноважним органам або особам у в1дпов1дност1 з 11 компетенц1ею
- документ не повинен суперечити чинному законодавству 1 дериктивним вказ1вкам вищих орган1в
Вимоги до якост1 тексту:
-У службових документах реал1зуеться оф1ц1йно-д1ловий стиль.П1д стилем д1лового письма розум1ють сукупн1сть прийом1в використання мовних засоб1в при складанн1 управ1нсько1 документац11.При складанн1 тексту документа мають виконуватися вимоги найголовн1ш1 з яких - достов1рн1сть та об'ективн1сть зм1сту,нейтральн1сть тону,повнота 1нформац11 та максимальна стисл1сть:
-достов1рним текст документа е тод1,коли викладен1 в ньому факти в1дображають справжн1й стан речей
-точним текст документа е тод1,коли в ньому не допускаеться подв1йне тлумачення сл1в та вираз1в.
- повним називаеться такий екст документа,зм1ст якого вичерпуе ус1 обставини справи
-стислим е текст,у якогму в1дсутн1 зайв1 слова та смислов1 повтори,надм1рно довг1 м1ркування не по сут1.
-переконливим е такий текст,який веде до прийняття адресатом пропозиц1й або виконання прохань,викладених у документ1.
Вимоги до мови документа :
-Зм1нювати складн1 речення простими
-уживати ст1йк1 сполуки,що виражають стандартн1 аспекти
-уживати прямий порядок сл1в у реченн1 у тому раз1,кол лог1чний наголос падае на об'ект д11,вживати зворотн1й порядок сл1в тоду,коли лог1чний наголос падае на саму д1ю
- для точност1 1 ясност1 висловлювання в простих реченнях вживаеться певний порядк розташування 1х член1в (озачення перед означуваним словом,вставн1 слова на початку речення 1 т.д.)
-у д1ловому писемному мовленн1 часто вживаеться складно-п1дрядн1 речення.Поеднуючи прохання 1 причину ,в1дмову 1 аргументац1ю в рамках одн1е1 синтаксично1 конструкц11
- з метою скорочування тексту можна вживати д1еприсл1вников1 звороти.
- займенники потр1бно зам1нювати 1менниками
- не вживати емоц1йних висловлень та суб'ективного ставлення до викладених явищ.
- в1д першо1 особи викладаються накази .заяви.службов1 листи.допов1д1 та пояснювальн1 записки,розписки.автоб1ограф11.Решта текст1в документ1в викладаеться в1д третьо1 особи.
