Включает в себя подготовку информационной базы данных, необходимых информационных и рекламных материалов ,задание системы учетов.
Сведения о донорах (база данных) должна содержать необходимую информацию о всех потенциальных донорах и жертвователях, отобранных для работы с группами. Необходимо составить перечни адресатов, сведения о донорах:
-полное и сокращенное название организации
-адрес
-телефон, факс
-фамилии, имена, социальный статус первых должностных лиц
-хобби и пристрастия в сфере культуры первых должностных лиц
-сфера деятельности фирмы, ее клиенты, товары, партнеры
-экономическое состояние фирмы
-географическая зона деятельности фирмы
-какие сферы являются предпочтительней для оказания поддержки
-в каких формах оказывается поддержка
Источники сведений о потенциальных донорах:
-всевозможные справочники
-списки клубов, объединяющих деловой мир
-интернет
-информация СМИ о деловой жизни
К информационным и рекламным материалам относятся все те документы и материалы, которые могут использоваться в привлечении средств:
-уставные документы организации
-краткое описание организации
-подборка откликов, оценка сми
-визитные карточки
Существуют так называемые «горячий» и «холодный» списки. Списки потенциальных доноров. Они нужны для оптимального распределения сил и времени.
Горячий- доноры, работа с которыми является первоочередной.
Холодный- включает менее вероят ных доноров, отдача от которых не так существенна.
Важным моментом информационного обеспечения является подготовка так называемой «лифтовой речи». Это человек, который должнен быть в состоянии в любой ситуации кратко и внятно рассказать о сути своего проекта.
Система учета должна содержать:
-база данных
-копии всех предложений, писем
- копии текущих сведений о встречах, звонках и т. д.
-ход работы с каждым потенциальным донором
-сведения о полученных средствах
