У кожній розмові виразно розмежовано комунікативні ролі співрозмовників: той, хто телефонує, повідомляє (адресант), і той, хто приймає повідомлення (адресат, абонент), хоча можлива й участь третьої особи — посередника (секретаря, диспетчера, оператора чи інших), який допомагає встановити контакт адресанта з адресатом. Інколи доцільно попередньо узгодити з абонентом дату й час телефонної розмови та її тему, щоб він був на місці, вільний від виконання інших обов'язків і завчасно підготувався.
До ділової телефонної розмови слід завчасно готуватися. А саме:
- укласти конкретний план спілкування (порядок питань, які б ви хотіли поставити адресатові),
- мати поряд допоміжний матеріал (довідкові, цифрові дані, списки та інше, усе, що може нагально знадобитися як додаткова інформація),
- мати напохваті чим і на чому зафіксувати потрібну інформацію.
24
