Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності.
Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.
Найбільш значимі властивості такі:
1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;
2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі;
3) структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.
Головні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.
Загальні функції
Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.
Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.
Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.
Спеціальні функції
Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.
Правова — за документом закріплена юридична сила.
Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.
При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.
Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів
Текст складається з таких логічних елементів:
Вступу, де зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші. [1]
Доказу, де викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.
Закінчення, де формулюється мета заради якої складено документ.
30