Збори готуються заздалегідь, як і інші форми спілкування, збори складаються з кількох етапів:
– підготовка зборів;
– висвітлення проблеми та її обґрунтування;
– обговорення проблеми;
– ухвалення рішення.
Як правило, у підготовці зборів беруть участь спеціалісти, а доповідачем призначається найкваліфікованіша і найавторитетніша людина.
Промовець, тобто особа, яка виступає на зборах з якоюсь інформацією чи основною доповіддю, має зважати на обставини і середовище, в якому виступатиме. Потрібно визначити, що варто сказати у вступі, що – в основній частині, а що – наприкінці виступу.
Пам’ятаючи про регламент, доцільно розподілити час для виступу з доповіддю. Рекомендують приблизно 10-12% загального часу відводити вступу, 4-5% – висновкам, а решту – основній частині.
Умови вдалого виступу:
– не вживати надто довгі речення, бо їх важко зрозуміти;
– персоніфікувати речення, але не зловживати третьою особою однини і множини, оскільки, це є порушенням етикету;
– не переобтяжувати мову словами іншомовного походження, професійними термінами, абстрактними поняттями;
– не зловживати зайвими подробицями, в яких губиться головна думка;
– надмірна лаконічність також може зашкодити слухачам зрозуміти інформацію та основну ідею;
– пам’ятати про етику свого виступу. Неповага до слухачів обернеться, зрештою, проти того, хто виступає.
Як правило, обговорення припиняється тоді, коли на запитання “Чи є ще пропозиції щодо обговорюваної проблеми?” – відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизуються. Збори є однією з форм прийняття колективного рішення.
28