Сущность организационного проектирования

Важной особенностью современной науки является стремление поставить проблему формирования и совершенствования производственных систем, как научную задачу организационного проектирования.

Организационное проектирование как процесс представляет собой упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

         Предметом организационного проектирования в низовом звене народного хозяйства - на предприятии, в учреждении - является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.

         Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем.

         Результатом организационного проектирования является комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

         Современные подходы к организационному проектированию целесообразно рассматривать по следующим направлениям:

• Проектирование организационной системы как задача синтеза структуры из некоторых элементов. Эта задача двуедина: во-первых, решается задача формирования производственной структуры на основе исследования протекающих в системе производственных процессов; во-вторых, решается задача формирования структуры системы управления путем группировки работ, должностей, элементов информационного процесса и т.д.
• Проектирование организационной системы как задача рационализации технологии организационных процессов. Здесь на основе разных подходов разрабатываются собственно организационные процессы.
• Проектирование системы показателей и оценки результатов деятельности организационной системы.

Процесс организационного проектирования представляет собой целенаправленную последовательность актов принятия проектных решений, приводящую к построению описания проектируемой организационной системы. Процесс проектирования реализуется в соответствии со схемой, которая отражает очередность выполнения основных проектных процедур.

         Проектная процедура представляет собой формализованную совокупность действий, в результате выполнения которых принимается некоторое проектное решение. При этом, под проектным решением понимается промежуточное или конечное описание объекта проектирования, необходимое и достаточное для рассмотрения и определение дальнейшего направления или окончания проектирования. Проектными процедурами являются процедуры построения организационной модели, оптимизация прогнозирование.

         Проектная процедура состоит из элементарных проектных операций. Проектной операции соответствует действие или совокупность действий, составляющих часть проектной процедуры, алгоритм которых остается неизменным для ряда проектных процедур. В свою очередь, алгоритм проектирования отражает совокупность предписаний, необходимых для выполнения проектирования.

         В качестве примеров проектных операций можно назвать вычислительные работы, построение графиков, диаграмм, таблиц.

         Реализация процесса организационного проектирования требует использования соответствующей технологии.

Технология проектирования - это определенная последовательность действий или операций, позволяющая технически выполнить проектирование заданного объекта.

                Технология организационного проектирования независимо от отношения к объекту проектных работ содержит ряд обязательных составляющих, которые приведены в типовой схеме процесса проектирования (рис. 26.) В последующем изложении дается содержание каждого из элементов схемы.

Внимание потребителей предполагает установление самого факта существования проблемы, в соответствии с которой должно быть предпринято проектирование. Выявление потребности подтверждает признание необходимости создания новых или совершенствования существующих организационных систем.

Постановка задачи включает в себя детальное описание организационной системы, подлежащей проектированию.

Она представляет собой четкую формулировку выявленной потребности и служит по существу заданием на проектирование.

Задача проектирования организационной системы формулируется следующим образом:

"Дано задание на проектирование, в котором перечислены все необходимые характеристики системы. Требуется разработать комплекс документов, излагающий оптимальный или близкий к оптимальному план реализации этих характеристик".

Сердцевиной процесса проектирования являются синтез и анализ. Этапы синтеза и анализа тесно связаны друг с другом и многократно повторяются в процессе проектирования. Интерактивный характер этих этапов проявляется в том, что вначале проектировщик определяет концептуальную основу какого-либо элемента создаваемой системы, затем эта концепция подвергается анализу, усовершенствованию и повторному воплощению в проектное решение. Этот цикл повторяется до тех пор, пока не будет получено оптимальное решение в пределах установленных заданием проектных ограничений. Спроектированные элементы и подсистемы синтезируются в рамках

окончательного проектного решения по всей системе в целом с использованием аналогичных интерактивных методов.

Оценка результатов проектирования производится с позиций эффективности. При этом для оценки должны быть выбраны параметры, которые характеризуют основные аспекты деятельности предприятия или функционирования систем.

Разработка организационного проекта состоит из трех крупных этапов: предварительной подготовки, собственно проектирования и внедрения проекта. Каждый из этих этапов включает соответствующие части, отражающие основное содержание проектирования организационных систем.

         Предпроектная подготовка занимает важное место в системе проектных работ. На этом этапе разрабатывается общая концепция проектируемой системы, осуществляется комплексное обследование (или изучение) объекта проектирования, осуществляется технико-экономическое обоснование проекта, формируется и утверждается техническое задание на проектирование.

         Проектирование организационных систем осуществляется в две стадии: технический проект и рабочий проект. В том случае, когда при проектировании используются типовые проектные решения, проектирование может осуществляться в одну стадию - разрабатывается технорабочий проект.

         На этапе технического проектирования работа ведется на основе утвержденного технического задания. На этом этапе разрабатываются основные положения, определяющие характер организационной системы, принципы ее функционирования, методы содержания подсистем, принимаются решения по организации информационных, материальных и финансовых потоков. В ходе разработки технического проекта широко используется имитационное и математическое моделирование для выбора и обоснования принципиальных проектных решений.

         Этап рабочего проектирования предполагает разработку комплексной рабочей документации: разрабатываются все структурные схемы, выполняются необходимые организационно-плановые расчеты, формируется нормативная информационная база, разрабатываются организационные процедуры и документы их отражающие, утверждаются должностные инструкции и положения, разрабатывается и отлаживается программное обеспечение.

         На этапе внедрения организационного проекта обеспечивается обучение и психологическая подготовка персонала, вводятся в действие новые инструкции и положения, перестраивается производственная и управленческая структура, вводятся новые системы оплаты и стимулирования труда.

Следует отличать методы проектирования и методы выполнения проектных работ.

Выделяются следующие методы выполнения проектных работ: оригинальное проектирование, типовое проектирование и автоматизированное проектирование.

         Оригинальное проектирование является традиционным, этот метод характеризуется тем, что все виды проектных работ сориентированы на создание индивидуальных проектов. Для каждого конкретного объекта разрабатывается проект организации, в максимальной степени учитывающий особенности этого объекта. Оригинальный метод проектирования имеет весьма высокую трудоемкость и большие сроки проектирования.

         Методы типового проектирования предполагают разбиение создаваемой системы на составляющие компоненты и создание для каждого из них законченного проектного решения, которое затем с некоторыми модификациями используется при проектировании организационной системы.

Одним из методов типового проектирования является модельный метод. Здесь декомпозиция системы осуществляется на уровне организационного модуля, являющегося локальной частью системы или подсистемы. После того, как организационные модули выделены, для каждого из них создается типовое проектное решение, из которых впоследствии компонуется проект системы. Результатом проектирования является индивидуальный проект организации с типовыми элементами в виде организационных модулей.

Создание и использование в практике систем автоматизированного проектирования (САПР) - новое, прогрессивное направление в организационном проектировании. В организационных САПР процесс разработки рассматривается с системных позиций и основан на использовании ЭВМ. В основе системы автоматизированного проектирования лежит модельный метод. Применение этого метода предполагает построение и поддержание в адекватном состоянии глобальной модели организационной системы и автоматизированное создание соответствующего этой модели проекта организации, учитывающего характеристики этого конкретного объекта.

Проектный метод - это любое действие, которое можно предпринять в процессе проектирования.

Методы проектирования весьма разнообразны. Некоторые авторы насчитывают 35 таких методов. Проектные методы призваны обеспечить получение проектировщиком информации, необходимой ему для создания нового объекта. В связи с этим на каждом этапе проектных работ могут применяться те или иные методы проектирования. Так, в самом начале проектирования на его первых этапах преследуется цель: пробуждать сомнения, правильно формулировать вопросы, выявлять существенные факторы, исследовать реакции заказчиков, потребителей и других лиц на различные варианты решения задачи. Соответственно на этих этапах могут быть использованы такие методы, как формулирование задач, поиск литературы, интегрирование потребителей, анкетный опрос, "мозговая атака" и другие.

При оценке вариантов проекта и выборе окончательного варианта могут быть использованы методы стоимостного анализа, анкетного опроса, выбора шкал измерения, выбор критериев оценки и т.д.

Каждый проектный метод призван решить ту или иную цель проектирования.

В табл. 6 приведен перечень ряда принятых методов в сопоставлении с целями проектирования.

Таблица 6

Методы и цели проектирования