Проблему рационального анализа и построения структуры организации поставили и в некоторых аспектах решили представители "классической теории организации". В их понимании "структура - это логические отношения функций в организации, установленные для эффективного достижения целей предприятия". Разработка структуры организации осуществляется в этом случае в соответствии с принципами:
- разделение труда и распределение функций. Если применить данный принцип к вертикальному строению организации, он означает иерархию, если к горизонтали – то деление на функции и задачи;
- подразделение на отделы. Предполагает распределение различных видов деятельности между компонентами организации в зависимости от ее назначения и других факторов. Так, возможно функционирование отделов и соответствующей структуры организации таким образом, чтобы позволить каждой организационной единице сконцентрировать свои усилия на определенных аспектах бизнеса. Кроме того, отделы можно формировать, и ориентируясь на клиентов (покупателей), а также по географическим регионам. Подразделение по географическому принципу имеет особое значение для транснациональных компаний;
- обеспечение координации работ прежде всего за счет их рациональной группировки (по степени однородности и взаимосвязанности) под единым руководством. В порядке исключения допускалась координация работ непосредственными исполнителями из разных подразделений, находящихся на одном иерархическом уровне ("мостик" Файоля);
- полная идентификация структуры организации и ее организационной схемы, которую закрепляют и регламентируют штатные расписания, положения о подразделениях и должностях, маршрутные карты, ежедневные расписания работ, формы планирования и отчетность и т.п.
Отмеченные принципы составляют основу "классического" понимания структуры организации как четко регламентированного "бюрократического" инструмента и получили достаточно широкое распространение.
Современная теория организационных систем расширяет классическое понятие структуры организаций путем включения человеческого фактора в число основных структурных характеристик. Структура организации рассматривается как постоянно воспроизводимое в отношениях людей формально-неформальное распределение полномочий, ответственности, влияний, задач, связей по кооперированию и т.д.
Объединение формально-неформальных и поведенческих аспектов структуры организации составляет основу ситуативной теории организационных структур. Ее основные положения сформулированы в работах Г. Саймона, Дж. Марча, П. Лоуренса и сводятся к следующему:
Первичной основой организации является система взаимосвязанных социальных поведений ряда людей – участников организации. Соответственно структура организации должна складываться "из тех аспектов, шаблонов поведения в организации, которые являются относительно стабильными и изменяются медленно". Каркас структуры - это состав подразделений и должностей, а в более общем смысле система центров принятия решений и процессов, на них замыкающихся, реальное же его наполнение – вклады отдельных членов организации в процессы принятия решений и достижение организационных целей.
Главным моментом структуры является не сама логика разделения общей задачи на подзадачи и не установление ответственности за их выполнение, а "поведенческие эффекты специализации", т.е. степень влияния структуры на поведение людей.
Более важным является не разбиение задач на подзадачи, а последующий процесс их выполнения, возникающие при этом связи, в том числе для преодоления вновь выявленных проблем.
Сфера эффективного использования функциональной специализации (по отдельным функциям, этапам, работам в едином производственно-хозяйственном процессе) является объективно ограниченной. Наиболее целесообразна специализация по целям, так как она позволяет сосредоточить внимание и сориентировать работника на результат, а не на процесс, заставляет проводить направленный поиск наилучших (необязательно заранее заданных) путей достижения результатов и более правильно оценивать эффективность своей деятельности.
Составной частью более общей теории специального подхода к управлению организациями является теория дифференциации и интеграции П. Лоуренса и Дж. Лорша. На основе обследования ряда предприятий Лоуренс и Лорш пришли к выводу, что на межподразделенческие отношения наряду с другими влияют такие факторы, как степень различия между подразделениями (дифференциация) и степень требуемого сотрудничества подразделений (интеграция).
Дифференциация означает деление в организации работ между ее частями или подразделениями таким образом, чтобы каждая из работ получила определенную степень завершенности в рамках данного подразделения. Дифференциация – это выделение частей в организации, каждая из которых предлагает что-то в ответ на спрос, предъявляемый внешней средой.
Для определения степени дифференциации в организации Лоуренс и Лорш предложили использовать четыре параметра:
определенность в целях или задачах. Являются ли цели ясными и легко измеряемыми или они двусмысленны и имеют сильный качественный оттенок;
структура. Является ли структура формальной, с жесткой политикой и процедурами или она свободная и гибкая, с политикой, ориентирующейся на текущий момент;
уровень взаимодействия. Осуществляются ли значительные межличностные и межгрупповые связи и кооперация или нет;
временные границы обратной связи. Получают ли люди информацию о результатах работы через короткие или длительные интервалы.
Размерность указанных четырех переменных дифференциации раскрывает степень различия между подразделениями (табл. 3).
Таблица 3
Дифференциация между подразделениями
по четырем переменным
Основные переменные дифференциации |
НИОКР |
Производство |
Маркетинг |
Цели |
Новый продукт |
Себестоимость |
Объем продаж |
Структура |
Высоко органическая |
Механистическая |
Органическая |
Взаимодействие |
Сильно ориентировано на людей |
Ориентировано на задачи |
Ориентировано на людей |
Обратная связь |
Очень долгая |
Долгая |
Быстрая |
Чем больше подразделений внутри организации отличаются друг от друга по этим четырем переменным, тем более дифференцированной является организация. Когда организация одновременно является сильно дифференцированной или сильно децентрализированной с точки зрения управления ею, возникает необходимость введения ролей интеграторов, которые должны выполнять специальную работу по интеграции различных частей организации.
Интеграция означает уровень сотрудничества, существующего между частями организации и обеспечивающего достижение их целей в рамках требований, предъявляемых внешним окружением.
Потребность в интеграции изначально создается разделением и взаимозависимостью работ в организации.
Определенные формы дифференциации порождают присущие им формы интеграции, и при этом то и другое зависит от условий функционирования организации. Изучение степени дифференциации частей организации помогает определить уровень потенциального конфликта между ними, а нахождение соответствующего интеграционного механизма создает условия для снижения уровня возможной конфликтности. Нарушение объективно обусловленных взаимозависимостей дифференциации – интеграции – внешней среды приводит к снижению эффективности деятельности организации.