Вопрос 45 Технология обслуживания массовых мероприятий

В наши дни массовые мероприятия с едой и напитками могут организовываться по разным поводам и проводиться на разных уровнях:
- официальные банкеты, которые лидеры страны дают в честь высоких гостей;
- посольские приёмы и банкеты по случаю национальных праздников;
- банкеты, организуемые общественными, партийными, научными и деловыми кругами по случаю окончания различных конференций и совещаний;
- благотворительные гала - представления с танцами и угощением;
- праздничные обеды с танцами, организуемые руководством фирмы для своих сотрудников;
- свадьбы.
Чаще всего такие мероприятия называются банкетами. Более широкий термин – массовое мероприятие.
Массовые мероприятия могут организовываться как в помещении гостиницы, так и с выездом на чужую территорию. Пища может быть приготовлена как на кухне гостиницы, так и там, где организуется мероприятие.
Заказ на проведение мероприятия или просто заказ на банкет оформляется на каждое мероприятие отдельно и содержит большое количество информации.
Чтобы гарантировать успех, необходимо обсудить с заказчиком следующие важные детали:
- место проведения мероприятия;
- дату мероприятия;
- число участников мероприятия;
- время прибытия участников мероприятия;
- ориентировочное время окончания мероприятия;
- вид мероприятия (официальный приём, банкет за столом, коктейль, банкет-фуршет, ланч, ужин, комбинированный банкет и т.д.);
- тип расстановки столов и стульев;
- вид сервировки стола по каталогу;
- расписание мероприятия и план рассадки гостей;
- будет ли присутствовать кто-нибудь из важных персон и какого типа внимание следует ему оказывать;
- необходимое гостям техническое оборудование;
- меню;
- время работы бара, тип напитков, когда и как они должны подаваться;
- время подачи закусок и горячих блюд;
- другие детали обслуживания за столом;
- художественное оформление, цветы и свечи;
- гардероб;
- карточки меню, визитные карточки, номера для столов;
- музыкальное сопровождение;
- полный адрес и реквизиты плательщика.
Заведующий секцией массовых мероприятий должен хорошо разбираться в винах, блюдах и сервисе, знать о предпочтениях различных этнических общин и уметь организовывать мероприятия в соответствии с национальными и религиозными канонами.
Банкетный менеджер обязан вызывать к себе уважение гостей и быть в то же самое время прекрасным организатором и руководителем для своих подчинённых. В широкий круг обязанностей банкетного менеджера входит:
- руководить обслуживанием всех массовых мероприятий;
- следить за работой уборщиков по оформлению комнаты, в которой будет проходить мероприятие;
- составлять график работы официантов и утверждать бригады, ответственные за каждое конкретное мероприятие;
- согласовывать с шеф-поваром меню и сервисные процедуры;
- проверять список уточнений, сделанных непосредственно перед мероприятием;
- подавать клиенту счёт сразу же по окончании мероприятия;
- строго следовать процедурам, принятым в данной гостинице для отдела обслуживания массовых мероприятий, включая меры по противопожарной безопасности;
- подсчитывать наценку за обслуживание и чаевые с последующим распределением этих денег между обслуживающим персоналом;
- согласовывать все особые требования с заместителем заведующего по обслуживанию и координатором мероприятия.
Таким образом, банкетный менеджер является самым крупным специалистом по ресторанному обслуживанию. Он должен разбираться во всех типах банкетов и способах подачи закусок, блюд и напитков.
Банкеты-приёмы в зависимости от формы обслуживания можно разделить на несколько видов: банкет за столом с полным обслуживанием официантами; фуршет; коктейль, банкет-приём со смешанным обслуживанием; банкет-чай.
Организация любого банкета включает приём заказа, подготовку к проведению банкета и обслуживание.