ЗАПРОС:
Запросы используются для выборки из базы данных информации, необходимой для пользователя. Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. Благодаря запросам можно не только выполнить сортировку или вычислить выражение, но и свести данные из связанных таблиц. Запросы не хранятся базой данных, информация храниться лишь в таблицах. Но полученная в результате запроса таблица может использоваться в качестве источника данных в формах отчётах и других запросах. Можно ввести поправки в запрос, которые отобразятся в соответствующей таблице.
Запросы можно разделить на несколько типов: по результатам их действий, особенностям их выполнения, по способу формирования. Чаще всего используются стандартные запросы выбора, используемые для того, чтобы отобрать и представить в виде таблицы интересующие пользователя данные. Наряду со стандартными запросами выбора, можно выделить запросы на выполнение действий, которые используются для создания новых таблиц базы данных. Наиболее часто встречающимися запросами являются запросы с итогами, с параметром и на вычисление. Запрос с параметром представляет собой запрос на выборку, который отображает диалоговое окно, предназначенное для ввода параметров запроса. Для создания такого запроса в строке Условие отбора в квадратных скобках указывается необходимый параметр. Запрос с итогами – это запрос на выборку, который предназначен не для отображения содержимого записей, а для выполнения итоговых вычислений над хранящимися в них данными.
ФОРМА:
Формы являются наиболее удобным средством отображения данных в таблице.
В формах на экран выводится вся информация, в то время как в запросах и таблицах часть информации может выходить за пределы экрана. При помощи формы, а в частности при помощи фильтра, можно отображать лишь те поля, которые содержат необходимую информацию. Формы также можно конструировать, т.е. изменять их внешний вид. Форма состоит из главной формы, базирующейся на определённой таблице. Помимо этого, форма может включать подчинённые формы, связанные с другими таблицами. Основными элементами формы являются надписи, в которых указывается текст, непосредственно отображающийся в форме, и поля, содержащие значение полей таблицы.
ОТСЧЕТ:
Отчёты позволяют представить данные в требуемом виде. Средства Microsoft Access по разработке отчётов предназначены для конструирования макета отчётов, в соответствии с которым может быть осуществлён вывод данных в виде печатного документа. Отчёты очень похожи на формы. При работе над отчётом можно использовать те же области, что и при создании таблиц. Microsoft Access выводит верхний колонтитул вверху страницы, то же происходит и с нижним колонтитулом. Заголовок печатается один раз в начале, а примечание – в конце. Пользователь может определить несколько полей, по которым проводится группировка данных. Большинство отчётов по своему внешнему виду относятся к ленточным или отчётам в столбец. Отчёт в столбец вводит данные каждого поля в отдельной строке, в результате чего они организуются в один столбец. Такой вариант более широко используется для вывода отчёта в напечатанном виде.
