Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).
Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга. персонал, а также организационная культура.
Исследование систем управления — это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями.
Всякое исследование представляет собой процесс, который отражает объективные этапы выполнения работы. Процесс исследования систем управления состоит из 14 этапов.
Обнаружение проблемы - состоит из комбинации и последовательности различных операций выявления проблемы, ее формулировки, оценки и обоснования, переводе проблемы на научный язык.
Сбор информации
Анализ информации - позволяет правильно выбрать структуру информации, собрать конкретные данные в эту структуру. При разработке структуры данных надо отделить существенную информацию от несущественной.
Диагностика проблемы - позволяет установить причины ее возникновения, уровень иерархии системы управления, на котором возникла и может быть устранена проблема
Определение целей управления
Разработка критерия оценки. Критерий оценки эффективности работы системы позволяет оценить качество решения проблемы и степень достижения поставленных целей.
Генерация вариантов управления. Разработка (генерация) вариантов решения проблемы может быть осуществлена как интуитивно, эвристически, так и с помощью модели.
Прогнозирование последствий
Оценка и верификация вариантов. Верификация прогноза - это оценка функциональной полноты, точности и достоверности прогноза. Проведение верификации необходимо, так как в противном случае управляющее воздействие на систему может привести к нежелательным последствиям.
Оформление решения
Принятие решения
Доведение решения до исполнителей
Исполнение решения
Контроль исполнения
Этапы исследования системы управления:
Итак, на первом этапе проведения исследований анализируются проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учитывать при решении проблем.
Содержание второго этапа — закономерное продолжение первого. Это выявление объекта и предмета исследования. Объектом исследования является система управления организации, а предметом — выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную работу организации.
На третьем этапе необходимо выбрать методологию проведения исследования, под которой понимаем совокупность целей, методов, приемов управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации.
На четвертом этапе проводится анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования. К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов,
Пятый этап предполагает выбор методов проведения исследования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования.
Шестой этап заключается в организации проведения исследований. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность и отразить это в регламентирующих документах, например в должностных инструкциях. Здесь же необходимо уточнить или определить технологию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.
На седьмом (завершающем) этапе следует зафиксировать и проанализировать полученные результаты. Такими результатами могут быть отдельные рекомендации, новая модель системы управления, улучшенные нормы управляемости, более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы. На этом этапе необходимо предвариельно подсчитать эффективность исследований, т.е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты.