Учет налогоплательщиков представляет собой совокупность мер регистрационно-мониторингового характера, направленных на обеспечение эффективности проведения налоговыми органами налогового контроля. Постановка налогоплательщиков на учет в налоговых органах является обязательной и осуществляется для целей проведения налогового контроля, а точнее, для повышения его эффективности.
Учет налогоплательщиков регулируется НК РФ и подзаконными актами Правительства РФ и Министерством по Налогам и Сборам РФ.
Налогоплательщики подлежат постановке на учет в налоговых органах (посредством подачи заявления о постановке на учет):
соответственно по месту нахождения организаций, месту нахождения их обособленных подразделений, месту жительства физических лиц, а также по месту нахождения принадлежащих им налогооблагаемого недвижимого имущества и транспортных средств;
независимо от наличия обстоятельств, с которыми связывается возникновение обязанности по уплате того или иного налога. Организации, в состав которых входят обособленные подразделения, расположенные на территории РФ, а также в собственности которых находится подлежащее налогообложению недвижимое имущество, обязаны встать на учет в качестве налогоплательщика в двух налоговых органах одновременно - по своему месту нахождения и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения, недвижимого имущества и транспортных средств.
Постановка налогоплательщика на учет осуществляется соответствующим налоговым органом в течение 5 дней со дня подачи им всех необходимых документов и в тот же срок оно обязано выдать соответствующее свидетельство. Постановка на учет и снятие с него осуществляются бесплатно. Сведения о налогоплательщике с момента постановки на учет являются налоговой тайной.
При постановке на первичный учет каждому налогоплательщику присваивается единый по всем видам налогов и сборов, в том числе подлежащих уплате в связи с перемещением товаров через таможенную границу, и на всей территории РФ идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который может быть изменен в случае снятия налогоплательщика с учета в одном налоговом органе и последующей постановки его на первичный учет в другом налоговом органе. При реорганизации налогоплательщика-организации, вновь образованной организации присваивают новый номер. В случае ликвидации налогоплательщика-организации ИНН признается недействительным.
Налоговый орган указывает ИНН во всех направляемых уведомлениях. Каждый налогоплательщик указывает свой идентификационный номер в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.
Этот номер состоит из 10 цифровых знаков - для организаций и 12 цифровых знаков - для физических лиц.
С МинНал и Сбор РФ, его территориальные органы ведут Единый государственный реестр налогоплательщиков (ЕГРН), который представляет собой систему государственных баз данных учета налогоплательщиков. Порядок его ведения определен Постановлением Правительства РФ.
Кроме того, согласно Постановлению Правительства полномочия по государственной регистрации юридических лиц переданы МНС РФ. С помощью Единого государственного реестра юридических лиц можно найти любое юридическое лицо, зарегистрированное в стране. В реестре представлены не только название и местонахождение фирмы, но и список учредителей, данные на руководителей и бухгалтеров, данные о перечне утраченных паспортов, а также данные по взаимосвязям организации (например, по ее филиалам). Последнее обстоятельство имеет большое значение для повышения эффективности налогового контроля, и в целом - контроля за соблюдением налогового законодательства.