аудит расчетов с подотчетными лицами и расчетов по прочим операциям

Данный этап аудита заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Источниками информации для проведения проверки являются запрашиваемые аудитором бухгалтерские регистры синтетического и аналитического учетов по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", авансовые отчеты с приложением первичных оправдательных документов, расходные кассовые документы, приказы, распоряжения организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах и т.д.

При проведении проверки аудитор должен осуществить следующие процедуры:

• оценить систему внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

• подтвердить достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;

• определить степень соблюдения нормативно-правовых норм по полноте возврата подотчетных сумм;

• проверить организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и его взаимосвязь с синтетическим учетом;

• проверить соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Для проведения тестирования системы внутреннего контроля по вопросу учета расчетов с подотчетными лицами аудитор может проверить:

• оформление авансовых отчетов;

• оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);

• своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

• существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций и тестирование авансовых отчетов по форме:

• соответствие утвержденной организацией форме "Авансовый отчет";

• наличие номера и даты составления;

• указание подотчетного лица;

• указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;

• указание назначения аванса;

• наличие подписей;

• заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых отчетов

По-существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Аудитору необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление.

Срок предоставления отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Отчетность подотчетных лиц аудитор, руководствуясь Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины ее непогашения.

Руководитель организации самостоятельно устанавливает размеры суточных, выплачиваемых работникам за время нахождения в командировке. Расходы на найм жилого помещения и проезд к месту командировки и обратно подтверждаются соответствующими документами. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют расчетным путем[1]. При командировке работников за границу выдается аванс в валюте страны командирования исходя из норм суточных и квартирных[2]. Основные бухгалтерские записи представлены в табл. 20.5.

Таблица 20.5

Матрица бухгалтерских проводок по отражению операций по расчету с подотчетными лицами

Аудит расчетов с персоналом по прочим операциям

В текущей работе организации возникают разнообразные расчеты с персоналом (кроме расчетов на оплату труда). При планировании проверки аудитор должен убедиться в наличии таких расчетов и их существенности.

Данный этап аудита заключается в проверке расчетов по предоставленным займам, продаже работникам товаров в кредит и возмещению материального ущерба.

Организация может предоставить работнику заем на индивидуальное строительство, приобретение необходимого имущества, в случае тяжелого материального положения и т.п.

Займы могут быть выданы как на возмездной, так и безвозмездной основе. С работником заключается договор, где отражаются сроки и условия выдачи и погашения займа. В случае предоставления беспроцентного займа аудитор должен убедиться, что организация (налоговый агент) правильно исчислила НДФЛ с сумм полученной материальной выгоды (п. 3 ст. 212 НК РФ).

Во время выполнения трудовых обязанностей работник может причинить организации ущерб в результате производства бракованной продукции. Материально ответственные лица не застрахованы от возникновения недостач ТМЦ и хищений. Все случаи причинения материального ущерба расследуются и относятся на виновное лицо при признании им вины или по приказу руководителя. При этом работники могут привлекаться к полной или ограниченной материальной ответственности.

Размер причиненного ущерба определяют по данным бухгалтерского учета на основе балансовой стоимости ТМЦ.

Расчеты с работниками по прочим операциям ведутся с использованием счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (табл. 20.6).

Таблица 20.6

Матрица бухгалтерских проводок по отражению операций по расчету с персоналом по прочим операциям

Классификатор типичных ошибок

Типичные ошибки учета по расчетам с персоналом по прочим операциям (займы, погашение ущерба, подотчет и пр.):

• выдача заемных денежных средств работнику без заключения письменного договора;

• отсутствие в договоре займа сроков возврата и условий погашения долга;

• удержание из заработной платы работника сумм задолженностей по прочим операциям без его письменного согласия.