Наличные деньги поступают в кассу с расчетного, валютного счетов в банке, в виде платежей за материальные ценности и услуги, при возврате авансов и неиспользованных сумм и т.п. Деньги с расчетного и валютного счетов получает кассир организации по чеку. Чековую книжку организация получает в обслуживающем банке. На лицевой стороне чека на получение денег указывается требуемая сумма, а на оборотной — ее назначение (на оплату труда, хозяйственные расходы т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, корешок чека с указанием полученной суммы — у организации в чековой книжке.
Прием наличных денег кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам; выдача наличных денег — по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и др.); сдача наличных денег в банк — по объявлениям на взнос наличными.
Прием денег от отдельных лиц сопровождается выдачей им квитанций с подписями бухгалтера и кассира. Выдача денег отдельным лицам по расходным кассовым ордерам производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность. Все кассовые ордера погашаются штампом "Оплачено" или "Получено" с указанием даты.
Порядок проведения кассовых операций следующий:
• оформление первичных документов по приходу и расходу;
• регистрация первичных документов в журнале регистрации;
• записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
• сдача в бухгалтерию отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.
Учет денежных средств в кассе ведется на активном счете 50 "Касса":
В соответствии с законодательством РФ расчеты через кассу между юридическими лицами ограничиваются установленным лимитом. Так, с 14 октября 1998 г. ЦБ РФ установил лимит расчетов наличными в сумме 10 тыс. деноминированных рублей (для предприятий потребительской кооперации — 15 тыс. руб.).
Если организация осуществляет продажу продукции, товаров непосредственно населению, то она использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки за каждый день в специальной книге кассира-операциониста.
При несоблюдении условий работы с денежной наличностью, нарушении порядка ведения кассовых операций и применения контрольно-кассовых машин налоговые органы применяют к организациям меры финансовой ответственности в виде штрафов.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Проверка проводится комиссией, назначенной по приказу. По результатам проверки комиссия составляет акт. Выявленная недостача денег взыскивается с кассира, излишки — приходуются в кассу с зачислением их в доход организации. При этом в бухгалтерском учете производятся записи:
• на недостающую сумму —
Д-т сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т сч. 50 "Касса";
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
К-т сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей";
• на излишек денег —
Д-т сч. 50 "Касса"
К-т сч. 80 "Прибыли и убытки".
