В состав издержек обращения и производства включаются расходы предприятий торговли, возникающие в процессе движения товаров до потребителей, а также расходы, связанные с выпуском и реализацией продукции собственного производства и продажей покупных товаров в предприятиях общественного питания.
В целях равномерного отражения предстоящих расходов в издержках обращения и производства отчетного периода предприятия торговли могут создавать резервы предстоящих расходов, которые учитываются на счете 96 "Резервы предстоящих расходов". За счет отчислений, относимых на издержки обращения и производства, создаются следующие резервы: на предстоящую оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год; фонд или резерв на ремонт основных средств.
Образование резервов производится за счет отчислений, включаемых в издержки обращения и производства в сроки, обоснованные специальными расчетами, утвержденными руководителем предприятия.
В конце отчетного года в случае превышения фактически начисленного резерва над суммой расчета, подтвержденного инвентаризацией, производится сторнировочная запись издержек обращения и производства.
Синтетический учет расходов ведется на активном счете 44 "Расходы на продажу". По дебету счета 44 "Расходы на продажу" собираются все производственные расходы, а по кредиту осуществляется их списание. При этом дебетовое сальдо показывает остаток издержек обращения на остаток товаров на конец отчетного периода. В конце отчетного периода издержки обращения, приходящиеся на реализованные товары, списываются на счет 90 "Продажи". При частичном списании в торговых организация подлежат распределению расходы на транспортировку (между проданным товаром и остатком товара на конец каждого месяца).
В учете издержки обращения собираются по дебету счета 44 "Расходы на продажу", при этом с данным счетом корреспондируют различные счета в зависимости от источника расходов и затрат:
Кт 02 "Амортизация основных средств", 05 "Амортизация нематериальных активов" - начисляется износ по основным средствам, нематериальным активам;
Кт 10 "Материалы"- списываются материалы, израсходованные, например, при хранении товара;
Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", - получен счет за услуги производственного характера (по охране объектов, по осуществлению транспортировки, за информационные, консультационные и прочие услуги и т. д.);
Кт 68 "Расчеты по налогам и сборам" - начисляются налоги и отчисления, относящиеся на издержки обращения (земельный и др. налоги);
Кт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - начисляется заработная плата сотрудникам торговли и общественного питания,
Кт 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - начислено единого социального налога на оплату труда и выплаты, относящиеся на издержки обращения;
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами списываются командировочные, представительские расходы, отнесенные к производственным, по авансовым отчетам сотрудников;
Кт 96 "Резервы предстоящих расходов" - образование резервов на оплату отпусков, ремонт.
Кт 97 "Расходы будущих периодов" - отнесение данных расходов к расходам отчетного периода при наступлении его.
Собранные на счете 44 расходы на продажу списываются в части реализованных товаров на счет учета реализации, что отражает проводка:
Дт 90 "Продажи"
Кт 44 "Расходы на продажу".
Кроме того, отметим, что данные расходы могут быть списаны как недостающие - дебетуется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", а также при стихийных бедствиях отнесены на счет 99 "Прибыли и убытки".