14. Каталоги, их назначение и виды.(Каталог является инструментом к поиску нужной информации для пользователя)
Каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.
В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на: систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный). Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета, опись, фонд (группа фондов).
В архиве основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги.
Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).
В тематическом каталоге = группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности.
В каталоге по истории учреждений по отраслям, затем — по подведомственности, а далее — по типам учреждений в алфавитном порядке, внутри — по алфавиту их наименований.
В предметных = по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Далее систематизация проводится в логической или хронологической последовательности.
В именном каталоге по алфавиту фамилий лиц, В географическом =я по алфавиту географических и топографических объектов
Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.
В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, единицы хранения, единицы учета, листов, язык документа, способ воспроизведения; для карточного каталога — также фамилия составителя и дата составления описательной статьи.
