13. Описание дел - это процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной информации, с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;
Оно включает: заголовок (должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела); название структурной части фондообразователя; Справочные данные включают: поисковые данные (номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи); крайние даты документов (дата создания документа); для аудиовизуальных документов — записи (перезаписи); объем единицы описания: для документов на бумажной основе — количество листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) — количество единиц хранения в единице учета, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов — количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов — количество фотоотпечатков, (вид носителя информации(бумага, калька, пергамен, ткань и т.д.;); информацию об условиях доступа и использования.) Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или группы документов).
