Понятие об учете документов, основные принципы учета материалов ГАФ СССР
Учет документов в государственных архивах выполняет ряд функций, определяемых принципами организации архивного дела в нашей стране. Под учетом архивных материалов понимается установление их количества в единицах учета, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, входящие в состав ГАФ СССР, вне зависимости от их содержания, подлинности, способов воспроизведения. Принципиальным основанием учета архивных материалов является единство их хранения и учета.
Система учетных документов, принципы их ведения в государственных архивах с постоянным составом
Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат немедленному учету Правила установили также состав учетных документов, о6язательных для ведения в каждом государственном архиве: книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, книга поступлений микрофотокопий документов, паспорт архива, дело фонда. Для главных архивных управлений союзных республик, отделов автономных республик, краев и областей обязательным справочником по учету являются фондовые каталоги, в которых учитываются все фонды, хранящиеся в госархивах республики, края, области. Функция учета всех фондов, входящих в состав Государственного архивного фонда СССР, во3ложена на Центральный фондовый каталог (ЦФК) Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
Правила определили также группу вспомогательных форм учета, которые могут вестись в госархивах в 3ависимости от характера хранимых материалов: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета ежедневных изменений в составе и объеме фондов и др.
Основной особенностью всех учетных документов является их органическая связь и взаимодополняемость в зависимости от выполняемых задач.
Книга поступлений документов - учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. Книга поступлений дает возможность узнать в каждомотдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии 6ьтли получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового номера в книге поступлений указываются основные данные о каждом поступлении: когда, от кого и на основании какого документа материалы поступили, наименование, годы, объем и состояние этих материалов, какие номера фонда им присвоены (или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены). Каждое поступление получает порядковый номер, не3ависимо от того, состоит оно и3 материалов одного или нескольких фондов.
Список фондов - учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов фиксирует фондовый состав архива. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хронологической последовательности поступлений получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду.
Лист фонда - учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Лист фонда составляется при первом поступлении материалов после записи в книгу поступлений и в список фондов. Он служит первичным источником информации по фонду, раскрывая
кратко содержание материалов, и дает динамичную картину состава и состояния фонда благодаря наличию записей всех поступлений и каждого выбытия материалов.
Этот документ является важнейшей формой учета архивных материалов, так как содержит суммированные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.
Лист фонда состоит из трех основных разделов: 1) общая характеристика материалов, включающая название фонда и крайние даты каждого названия, дату первого поступления, местонахождение фонда (название государственного архива), номер фонда, дату посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примечание; 2) учет неописанных материалов, включающий количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи; 3) учет описанных материалов, включающий характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытие описанных материалов, а также наличное количество дел по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.
Паспорт архива - учетный документ периодической отчетности, содержащий сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно – справочного аппарата к ним и кадрах архива. Второй ра3дел паспорта содержит данные о количестве фондов архива, количестве дел, в том числе внесенных в описи, смикрофильмированных. В паспорт включаются также соответствующие объемные показатели о документах на бумажной основе, кинофотодокументах, микрофильмах.
Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в архивное управление (отдел), где паспортные данные суммируются по всем подведомственным архивам. Далее составляется сводный паспорт по архивам республики, содержащий сведения о количестве архивов и количестве находящихся у них на хранении дел.
Карточка фонда представляет собой сокращенный вариант ласта фонда. В карточке указываются номер и название фонда с указанием всех переименований и дат этих переименований, название архива, в котором хранится фонд, и вышестоящего архивного органа, дата первого поступления карточки фонда в архивный орган, объем фонда (включая описанные и неописанные дела) на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. В карточке указывается так же прежний номер фонда в другом архиве, откуда фонд поступил. Карточка заверяется подписью сотрудника, ее составлявшего.
