11. Система учёта архивных документов
Учет документов — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. = организационная упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием. Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности(в соответствии с Регламентом). =присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров. Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Ед.учета=– архивный фонд, архивная коллекция;единица хранения (дело, фото…),россыпь-учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
Система учетных документов архива — комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных.
Основные учетные документы:
книга учета поступлений документов
список фондов— для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда— для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду, коллекции в целом, фиксации изменений в названии фонда;
опись дел,— для поединичного и суммарного учета документов,
реестр описей— для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;
паспорт архивохранилища — для суммарного учета фондов и документов данного хранилища.
дело фонда — комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов — дело организации — сдатчика документов;
– лист-заверитель — для учета количества листов в деле ).
В архиве составляются документы централизованного государственного учета:
– паспорт архива;
– карточка фонда;
– сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.00 следующего за отчетным года.
