10. Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Отнесение документов осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся:
– функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);
– значение лица в жизни общества;
– время и место создания документа.
К критериям содержания относятся:
– значимость информации документа (уникальность и типичность);
– повторение информации документа в информации других документов;
– вид документа;
– подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся:
– форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;
– физическое состояние документа.
При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской
Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.
Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц — собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда.
Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица) и архивного фонда, состава и содержания его документов.
Каждая единица хранения просматривается визуально и полистно; фонодокументы прослушиваются. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста.
Документы, содержащие информацию однородного происхождения и формы могут быть приняты в архив выборочно.
Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат.
При определении сроков хранения документов организаций используются типовые, примерные, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.
В результате экспертизы ценности документов архивом составляются: описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт и описи представляются на рассмотрение, согласование и утверждение в установленном порядке.
