8. Классификация документов в пределах архивных фондов
В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Распределение единиц хранения внутри фонда –по признакам:
– структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
– хронологического;– функционального, отраслевого, тематического, предметно-во-
просного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
– номинального (видам и разновидностям документов);
– корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); – авторского ; географического.
Как правило, единицы хранения группируются последовательно, по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.
Нефондовая организация аудиовизуальных документов — организация кино-, фото-, фоно- и видеодокументов по их видам, т.е. совокупностям документов, образовавшихся в деятельности од-ного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).
====
Классификация документов в пределах архивного фонда
Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде
За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).
Единица хранения (дело) — физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.9
Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится:
- в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;
- ведомственных архивах при подготовке документов для передачи в государственные архивы;
- государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.
Систематизация дел в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации.
Схема систематизации документов представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначается для распределения документов фонда по этим делениям.
Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:
- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);
- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);
- номинального (по их делопроизводственной форме — по родам дел, видам и разновидностям документов);
- корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);
- авторского (по названиям учреждения или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Признаки (основания) классификации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. Не все признаки имеют одинаковое значение. Среди них есть ведущие и второстепенные. Ведущими классификационными признаками являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает 2 варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
Хронологически-структурная схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой.
При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде, прежде всего по времени их создания (по годам), а в пределах годового раздела — по структурным подразделениям учреждения:
2010 г.
2011 г.
1. Секретариат.
2. Плановый отдел.
3. Финансовый отдел и т.д.
1. Управление делами.
2. Планово-экономический отдел.
3. Финансовый отдел и т.д.
Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась ясностью и стабильностью, употребляется структурно-хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы — по годам:
1. Канцелярия — 2009 г., 2010 г., 2011 г. и т.д.
2. Плановый отдел — 2009 г., 2010 г., 2011 г. и т. д.
Эти две схемы наиболее распространены в архивной практике, они избираются в качестве основы построения многих фондов учреждений советского госаппарата.
