7. Классификация документов в пределах архивов
В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация.
Архивный фонд – комплекс документов имеющий историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, образовавшийся в процесс деятельности какого-то учреждения или отдельного лица, семьи, рода (личного происхождения) и объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи — однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др., а для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).
Организация документов по степени их ценности: На особо ценные документы создаются в установленном порядке страховой фонд и фонд пользования, Уникальные документы включаются в Государственный реестр уникальных документов им обеспечиваются особые условия хранения, учета и использования. По категориям доступа: делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.
Практическое осуществление классификации док-в по архивным фондам наз-ся фондированием. Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций — в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах — при описании принятых необработанными документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
