3. Теоретические основы экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Отнесение документов осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся:
– функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);
– значение лица в жизни общества;
– время и место создания документа.
К критериям содержания относятся:
– значимость информации документа (уникальность и типичность);
– повторение информации документа в информации других документов;
– вид документа;
– подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся:
– форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;
– физическое состояние документа.
При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской
Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.
Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц — собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда.
