2. Теоретические аспекты комплектования архивов
1. Комплектование архива включает:
-определение источников комплектования архива;
-определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
-прием-передачу архивных документов в архив.
Источники комплектования архива: Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке+организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Арх.фонда РФ. Негосударственные организации, а также граждане -на основании договора.
Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:
для организаций:
-функционально-целевого назначения организации;
-полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;
для граждан:
вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;
типичность его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);
состав и содержание собранных гражданином архивных документов.
Списки источников комплектования архива ведутся по установленной форме(в соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125, и метод рек.)
Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.
Проекты списков источников комплектования после рассмотрения их на ЭПК архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК)
Архив вправе вести список возможных источников комплектования.
Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда РФ.
Архив ведет наблюдательное дело (паспорт архива, положения об эк, об архиве, инструкции по делопроизводству, номенклатура, справки проверок, договора с негосуд.) на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.
В целях учета работы с источниками комплектования архив вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных.
