пользователей: 30398
предметов: 12406
вопросов: 234839
Конспект-online
РЕГИСТРАЦИЯ ЭКСКУРСИЯ

6.4. Суммы, выданные на командировочные расходы

 

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Следует обратить внимание, что до настоящего момента порядок направления работников предприятий в служебные командировки на территории России регламентируется старой Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Однако положения вышеуказанной Инструкции N 62 имеют силу в части, не противоречащей действующему учетному, трудовому и налоговому законодательству.

В ходе проведения проверки командировочных расходов аудитору необходимо обратить внимание не только на отражение в бухгалтерском учете данных расходов, но и на документальное оформление командировочных расходов. Это очень важно, так как налоговые инспектора очень пристальное внимание уделяют именно документальному оформлению, поэтому командировочное удостоверение должно быть оформлено грамотно, в соответствии с установленными нормами.

Следует отметить, что все документы, связанные с направлением сотрудника в служебную командировку, являются типовыми унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Начиная проверку командировочных расходов, аудитору необходимо, во-первых, проверить наличие приказа о направлении работника в командировку (форма N Т-9), который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В нем указывают фамилию и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого лица, а также цель, время и место командировки.

Если в служебную командировку выезжает группа работников, то оформляется приказ о направлении работников в командировку" (форма N Т-9а).

Во-вторых, наличие командировочного удостоверения унифицированной формы N Т-10, в котором указывается пункт (ы) назначения, срок командировки, время прибытия в пункт (ы) назначения и время убытия из него (них), которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Также необходимо обратить внимание на то, что отметки о времени прибытия и убытия делаются в каждом пункте назначения, указанного в командировочном удостоверении.

В-третьих, отчет о выполнении задания по командировке. При направлении работника в командировку, помимо командировочного удостоверения, ему выдается служебное задание (унифицированная форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"). Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемое лицо, и утверждается руководителем организации.

После возвращения из командировки работник предоставляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, унифицированной формы N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. N 55, с приложением к отчету командировочного удостоверения, а также составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки.

Наличие отчета о выполненной работе необходимо, так как в зависимости от цели и результатов командировки произведенные расходы могут быть отражены следующим образом:

1) в качестве текущих производственных расходов, если задание на командировку связано либо с заключением нового договора, либо с исполнением ранее заключенного;

2) в качестве вложений во внеоборотные активы, если задание на командировку предусматривает приобретение объектов внеоборотных активов;

3) в качестве покупной стоимости материалов, если задание на командировку предусматривает приобретение материалов;

4) в качестве затрат, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль, если задание на командировку или отчет командированного лица не содержат никакой связи с решением производственных вопросов организации.

 

При аудите расходов на командировку необходимо учитывать требования как учетного, так и налогового законодательства, а также Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1986 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (в части, не противоречащей требованиям Трудового кодекса РФ).

В соответствии с пунктом 4 Инструкции срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать 1 года.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 7 Инструкции).

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством (пункт 8 Инструкции).

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать:

1) расходы по проезду;

2) расходы по найму жилого помещения;

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

1) расходы по проезду.

В соответствии с пунктом 12 Инструкции расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Документом, подтверждающим стоимость проезда на транспорте, является билет. При утере проездного билета, руководитель организации вправе принять решение о возмещении расходов по проезду, исходя из минимальной стоимости расходов по проезду (в общем вагоне пассажирского поезда). Основанием для возмещения может служить заявление сотрудника, а также справка вокзала о стоимости билета.

В составе расходов на проезд подлежит оплате и стоимость постельных принадлежностей, которая возмещается по фактическим затратам подтвержденным документально;

2) расходы по найму жилого помещения

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работникам и включаются в состав расходов организации по фактическим расходам при условии, что они подтверждены соответствующими документами.

Обычно оправдательным документом, подтверждающим факт проживания в командировке, является счет гостиницы.

При этом необходимо учитывать, что счет гостиницы должен быть составлен по форме N 3-Г "Счет", утвержденной приказом Минфина России от 13.12.1993 г. N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

Налог на добавленную стоимость, уплаченный сотрудником при оплате расходов по найму жилого помещения, подлежит возмещению из бюджета согласно п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ при определении суммы НДС, подлежащей к уплате в бюджет.

В соответствии с п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 настоящего Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ.

Если гостиница может предоставить счет-фактуру и кассовый чек, то проблем с вычетом НДС у организации не возникнет.

Если счет-фактура отсутствует, то в этом случае необходимо наличие заполненного в установленном порядке счета по форме N 3-Г "Счет", утвержденного приказом Минфина от 13.12.1993 г. N 121.

Таким образом, суммы НДС в отношении расходов по найму жилого помещения в период служебной командировки подлежат вычету в следующем порядке:

1) при наличии счета-фактуры, содержащего все обязательные реквизиты, установленные п. 5 ст. 169 НК РФ, и кассового чека, подтверждающего факт оплаты услуг за проживание;

2) при наличии счета по форме N 3-Г "Счет", являющегося бланком строгой отчетности и кассового чека.

Кроме того, бланк счета не может быть распечатан на компьютере, а должен быть отпечатан типографским способом и содержать сведения о типографии: номер заказа, тираж, название и адрес изготовителя (Письмо Минфина от 05.08.2003 г. N 16-00-12/29).

Согласно пункту 2 постановления Правительства РФ от 31.03.2005 г. N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" использовать данные бланки строгой отчетности можно только до 1 января 2007 г.

3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки (пункт 14 Инструкции N 62).

Нормы суточных определены в постановлении Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (с изм. и доп. от 15 ноября 2002 г., 9 февраля 2004 г., 13 мая 2005 г.), согласно которому размер суточных составляет 100 руб.

Размер суточных расходов может отличаться от размера установленного законодательством и определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации.

В этом случае необходимо учитывать, что в бухгалтерском учете вся сумма суточных будет отнесена на затраты организации, а вот в целях налогообложения налогом на прибыль может быть учеты сумма из расчета 100 руб. в день.

При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются.

Если командированный работник по окончании рабочего дня, по своему желанию, остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размерах, установленных законодательством (п. 15 Инструкции N 62).

Если работник направляется в командировку на 1 день, то в соответствии с пунктом 15 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" суточные ему не выплачиваются.

Если же суточные за 1 день работнику были выплачены, их сумму следует включить в его совокупный доход для целей исчисления налога на доходы физических лиц (НДФЛ). При этом выплаченную сумму нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Поэтому начислять с суточных ЕСН и взносы в Пенсионный фонд РФ не надо (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

При направлении работника в командировку за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы, за ним сохраняется место работы, а также средний заработок.

Порядок расчета среднего заработка определен статьей 139 Трудового кодекса РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 г. N 213. При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения).

Из расчетного периода, за который определяют средний заработок, исключаются время, а также начисленные за это время суммы заработной платы (п. 4 Положения) в следующих случаях:

1) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

3) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

4) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

5) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

6) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;

7) работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для расчета среднего заработка для оплаты дней командировки используется расчетный период в 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник находился в командировке.

1. Документальное оформление загранкомандировки.

При направлении работника в командировку за рубеж необходимо оформить следующие первичные учетные документы:

1) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и форма N Т-9а, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1;

2) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1;

3) командировочное удостоверение формы N Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1;

4) авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55.

Однако здесь имеется одна особенность: командировочное удостоверение необходимо оформлять только при командировке сотрудника в страны СНГ. Командировочное удостоверение выписывается по форме N Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1, и должно иметь все соответствующие отметки о времени убытия, прибытия и пребывания в пунктах командировки.

При поездке в страны дальнего зарубежья оформление командировочного удостоверения необязательно, так как подтверждением времени пребывания работника в командировке за рубежом является ксерокопия страниц загранпаспорта с отметками пересечения границы.

Так же как и при командировке по России, после возвращения из загранкомандировки работник обязан не позднее 3 рабочих дней составить и сдать в бухгалтерию организации авансовый отчет АО-1 (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций).

К авансовому отчету сотрудник должен приложить все оправдательные документы, подтверждающие понесенные расходы по командировке, а именно проездные билеты, счета за проживание, ксерокопию загранпаспорта и т.д.

Если к авансовому отчету были приложены документы на иностранном языке, то в соответствии с пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. N 34н, к авансовому отчету должен быть приложен построчный перевод на русский язык.

 

2. Выдача денежных средств на загранкомандировку.

Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных с командировкой.

Однако в отличие от командировки по России денежные средства на загранкомандировку обычно выдаются в иностранной валюте. Приобрести валюту для загранкомандировки организации может как в безналичном порядке, так и за наличный расчет - в обменном пункте.

Раньше покупать наличную валюту в обменных пунктах запрещало Положение ЦБ РФ от 25.06.1997 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов". Однако в связи с вступлением в силу с 18 июня 2004 г., Федерального закона от 10.12.2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" данное Положение утратило силу.

В соответствии с п. 1 ст. 11 Федерального закона N 173-ФЗ в случае недостаточности денежных средств в иностранной валюте на своих счетах организации-резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные банки.

Следовательно, теперь организация вправе выдать наличные денежные средства своему сотруднику для покупки наличной иностранной валюты на командировочные расходы в обменном пункте. При этом необходимо помнить, что сотрудник организации, направленный в обменный пункт для покупки валюты на командировочные расходы, должен принести бухгалтеру организации справку по форме N 0406007, содержащую сведения, идентифицирующие его личность как покупателя валюты.

Выдача наличной иностранной валюты сотруднику производится в пределах сумм, причитающихся командированному лицу, в соответствии с приказом руководителя организации.

Расчеты с сотрудником организации, получившим наличные денежные средства в иностранной валюте на загранкомандировку, производятся на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

 

3. Выплата суточных и оплата проживания при загранкомандировках.

Все гарантии установлены ст. 166-168 Трудового кодекса РФ, согласно которым при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку, в том числе и за рубеж, работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

1) расходы по проезду;

2) расходы по найму жилого помещения;

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В ходе проверки правильности исчисления суточных при загранкомандировках нужно учитывать некоторые особенности.

Во-первых, согласно Письму Минтруда РФ и Минфина РФ от 17.05.1996 г. N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.

Во-вторых, нормы расходов организаций на выплату суточных установлены двумя нормативными актами, а именно:

1) постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией";

2) Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 г. N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

Разберемся, в чем же различие между этими документами? Нормы суточных для зарубежных командировок, установленные Приказом Минфина РФ N 64н, применяются только при расчете налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и ЕСН.

А вот для налога на прибыль необходимо пользоваться нормами расхода на выплату суточных, установленных постановлением РФ от 08.02.2002 г. N 93.

Об этом говорится в письме Минфина РФ от 25.10.2004 г. N 03-05-01-04/54.

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к расходам на командировку относятся:

1) проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы;

2) наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

3) суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

4) оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

5) консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В бухгалтерском учете организации выплачиваемые командированным работникам суточные относятся на расходы полностью в соответствии с оправдательными документами.

В налоговом учете суточные нормируются и учитываются в составе расходов только в размере, установленном постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. N 93.

Поэтому если работнику выплачиваются суточные в размере, превышающем указанные в постановлении N 93, то в бухгалтерском учете организации возникают постоянные разницы и, следовательно, постоянные налоговые обязательства, которые отражаются бухгалтерскими проводками:

Дебет счета 99 субсчет "Постоянное налоговое обязательство",

Кредит счета 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль".

 

Расходы на проживание по загранкомандировкам полностью включаются в расходы организации, если они подтверждены документально. Обычно отели выписывают командированным сотрудникам счета за проживание (инвойсы) на иностранном языке. Поэтом по приезду из командировки сотрудник должен приложить к авансовому отчету кроме счета отеля за проживание, еще и его построчно переведенный на русский язык дубликат, подтверждающий факт проживания в гостинице.

В бухгалтерском учете организаций все хозяйственные операции отражаются на основании первичных документов, содержащих обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете", а именно:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

 

Обычно счета (инвойсы) за проживание в иностранных отелях, привозимые сотрудниками, содержат все обязательные реквизиты, перечисленные выше, и, следовательно, могут служить основанием для признания таких затрат в качестве расходов.

В налоговом учете организации, расходы на проживание в иностранных отелях, также признаются расходами в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ. При этом необходимо помнить, что расходы по проживанию должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Следовательно, счета (инвойсы) иностранных отелей могут служить основанием для подтверждения факта оплаты проживания и признания таких затрат в качестве расходов на зарубежные командировки в части найма жилого помещения для целей исчисления налога на прибыль, так как соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ

Однако необходимо обратить внимание на следующее. В подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ указано, что при оплате расходов по найму жилого помещения работнику подлежат возмещению также расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание номеров, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Поэтому если в счетах (инвойсах) иностранных отлей отдельной строкой будут выделены, например, расходы на оплату завтрака или иных подобных расходов, то для целей исчисления налога на прибыль эти расходы учитываться не должны.

В соответствии с п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ при наличии первичных документов по найму жилья возмещаемые работнику расходы не включаются в налоговую базу по НДФЛ и ЕСН.

Если первичные документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения у работника отсутствуют, то они включаются в налоговую базу по НДФЛ только сверх норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Предельные размеры по найму жилья при краткосрочных командировках за рубеж определены Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 г. N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

 

 


30.01.2014; 16:50
хиты: 470
рейтинг:0
для добавления комментариев необходимо авторизироваться.
  Copyright © 2013-2024. All Rights Reserved. помощь