На практике бывают случаи, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму денежных средств.

В этом случае не возвращенная сумма подлежит удержанию из заработной платы подотчетного лица на основании распоряжения руководителя.

В бухгалтерском учете подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются и списываются следующим образом:

Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - из заработной платы работника удержаны не возвращенные в установленные сроки денежные средства;

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - взысканы невозвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Если работник уволился, и возможности удержать не возвращенную сумму у организации нет, то рассматривать ее нужно как дебиторскую задолженность и списать по общим правилам, установленным в ст. 196 Гражданского кодекса РФ, т.е. через 3 года с момента ее образования.

Однако по истечении срока исковой давности и списания невозвращенной суммы она подлежит включению в доход работника и облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Если сделать это невозможно, организации необходимо подать сведения в налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет счета 91 субсчет 2 "Прочие расходы",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" списана дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности;

Дебет счета 007 "Списана в убыток задолженность от неплатежеспособных дебиторов" - списанная дебиторская задолженность учтена на забалансовом счете.

При расчете налога на прибыль сумма списанной дебиторской задолженности не учитывается.