пользователей: 30398
предметов: 12406
вопросов: 234839
Конспект-online
РЕГИСТРАЦИЯ ЭКСКУРСИЯ

Глава 6. Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

В ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо рассмотреть следующие вопросы:

1) соответствие данных аналитического и синтетического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

2) порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам;

3) порядок документального оформления хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами;

4) порядок возврата неиспользованных денежных средств, выданных в подотчет.

 

6.1. Проверка аналитического учета по каждой выданной сумме

 

Бухгалтерский учет расчетов с работниками по суммам, выданным на командировочные расходы, ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденный Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н).

По дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются денежные средства, выдаваемые работнику под отчет.

По кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются суммы фактически понесенных расходов в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты или приобретенные материальные ценности.

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями этих организаций. При проведении проверки расчетов с подотчетными лицами необходимо убедиться в наличии данного приказа (распоряжения) руководителя. В случае его отсутствия подотчетное лицо, получившее наличные деньги в подотчет, обязано не позднее 3 рабочих дней, представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах. Наличные денежные средства выдаются работнику предприятия только при условии отчета конкретного лица по ранее выданному ему в подотчет авансу.

Кроме того, на предприятии также должен существовать список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя.

Если у работника после составления авансового отчета в подотчете остались деньги, то он обязан сдать их в кассу предприятия. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40).

При проверке авансовых отчетов аудитору необходимо проверить правильность его оформления:

а) отчет должен быть составлен по унифицированной форме.

Как следует из статьи 9 Федерального закона от 29.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, которыми являются первичные учетные документы, принимаемые к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В целях налогообложения также важно, чтобы расходы были подтверждены первичными документами, так как в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 утверждена унифицированная форма N АО-1 "Авансовый отчет", которая и является первичным учетным документом как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

В соответствии с указаниями по применению и заполнению унифицированной формы N АО-1 авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные нужды.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке;

б) авансовый отчет должен иметь номер и дату составления, а также должен быть подписан подотчетным лицом, главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Так как авансовый отчет является первичным учетным документом, то все требования к его оформлению установлены Федеральным законом от 29.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", в соответствии с которым такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в законе.

Дата составления и утверждения необходима для того, чтобы можно было определить, к какому отчетному (налоговому) периоду относятся данные расходы.

В бухгалтерском учете в соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 "Расходы организаций" расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

В налоговом учете расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Датой осуществления расходов признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ);

в) к авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В соответствии с п. е ст. 9 ФЗ N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичными оправдательными документами.

Без предоставления таких документов не допускается списание задолженности с подотчетного лица и тем более отнесение произведенных затрат на расходы организации.

Все первичные оправдательные документы должны содержать необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации т.п. (п. 2 ст. 9 ФЗ N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Такими документами при оформлении хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные чеки, кассовые, закупочные акты, квитанции установленных форм, и т.п.

При проверке приложенных к отчету оправдательных документов нужно обратить внимание на следующие моменты.

1. Отчитываясь за приобретенные товары, к авансовому отчету подотчетное лицо обязано приложить и товарный чек, и кассовый чек.

На практике часто встречаются авансовые отчеты, к которым прикладывают или только кассовый чек, или только товарный чек.

Приобретая материальные ценности, подотчетное лицо обязано приложить к авансовому отчету не только кассовые чеки, но товарные документы (накладную, товарный чек и пр.) с полной расшифровкой приобретенных ценностей.

Это необходимо потому, что кассовый чек является платежным документом, подтверждающим только факт оплаты товара подотчетным лицом. Также кассовый чек не отвечает требованиям, предъявляемым учетным законодательством к первичным учетным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет на предприятии. Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" содержит перечень обязательных реквизитов, который должен иметь первичный документ для его принятия к бухгалтерскому учету, в числе которых личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. Таким образом, факт приобретения товара может быть подтвержден товарным чеком, накладной и пр.

Следовательно, к авансовому отчету подотчетное лицо должно приложить товарный чек, накладную и другие документы, подтверждающие факт приобретения товара, и кассовый чек, подтверждающий, что приобретенный товар действительно оплачен.

2. Необходимо обратить внимание на расчеты предприятия с другими юридическими лицами, так как предельный размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами установлен Центрального банка от 14.11.2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" и составляет 60 000 руб.

Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Совместным письмом ЦБ РФ от 02.07.2002 г. N 85-Т и МНС России от 01.07.2002 г. N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами" разъяснено, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Таким образом, расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному договору, не должны превышать 60 000 руб. Расчеты по суммам, превышающим указанный размер, должны производиться в безналичной форме.

 

За нарушение порядка работы с денежной наличностью ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях установлен штраф в размере от 400 до 500 МРОТ.

Ответственность за превышение лимита расчета наличными деньгами несет организация, которая платит в соответствии с п. 5 Письма ЦБ РФ от 16 марта 1995 г. N 14-4/95.

3. На затраты списываются расходы по оплате услуг сторонним организациям только на основании накладных, чеков (кассовых, товарных), квитанций и т.д.

Согласно статье 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Также в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете говорится о том, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Приложенные к авансовому отчету товарные чеки, кассовые чеки, накладные и квитанции не отвечают требования, предъявляемым учетным законодательством к первичным учетным документам, так как не содержат обязательных реквизитов.

Основным учетным документом для признания расходов в бухгалтерском учете считается акт, подтверждающий факт оказания услуг, оформленный в соответствии с требованиями, предъявляемыми к первичным документам.

Расходами в целях налогового учета так же признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком. Кроме того, расходы в целях налогового учета признаются на дату подписания акта приемки-сдачи оказанных услуг (подп. 2 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

4. Материальные ценности списываются на счета затрат 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу" без оприходования этих ценностей на счета учета материально-производственных запасов.

В соответствии с п. 2 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" и пунктом 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. N 119н, сырье и материалы относятся к материально-производственным запасам.

Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

а) по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;

б) путем изготовления материалов силами организации;

в) внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;

г) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

Согласно п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. N 119н, материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (таких, как счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Планом счетов бухгалтерского учета и инструкцией по его применению для учета наличия и движения сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и прочих ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке) предназначен счет 10 "Материалы".

Следовательно, хозяйственные операции по приобретению товарно-материальных ценностей подотчетными лицами отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:

Дебет счета 10 "Материалы" субсчетов 3 "Топливо", 5 "Запасные части" и т.д.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

 

5. Часто организации выдаются наличные денежные средства в подотчет на представительские расходы. По окончании официального приема лицо, получившее наличные деньги, обязано составить авансовый отчет по форме АО-1 и приложить к нему отчет о расходовании средств, а также все первичные документы, подтверждающие расходы.

В ходе проведения аудиторской проверки правильности документального оформления представительских расходов организации необходимо учитывать следующие требования учетного и налогового законодательства.

Бухгалтерский учет представительских расходов ведется по данным первичных учетных документов, подтверждающих произведенные расходы. Первичные документы должны содержать сведения о дате деловой встречи (приема), месте проведения, участниках со стороны организации и представителях других организаций, назначении, сумме расходов и др. Фактически произведенные расходы, подтвержденные первичными документами, должны быть экономически обоснованными.

Для того чтобы экономически обосновать представительские расходы, организации необходимо провести подготовительную работу, а именно приказом (распоряжением) руководитель организации должен определить:

1) перечень должностных лиц организации, имеющих право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий;

2) порядок выдачи под отчет средств на представительские расходы;

3) нормативы отдельных видов представительских расходов (при необходимости);

4) порядок документального оформления представительских расходов;

5) сроки представления первичных документов по представительским расходам.

Необходимо проверить порядок оформления документов по каждому конкретному мероприятию, для этого у организации должны быть:

1) приказ руководителя о дате проведения официального мероприятия, его цели и задачи;

2) программа представительского мероприятия с включением в нее даты, места, сроков проведения и указанием наименования приглашенной стороны, а также фамилии, имени, отчества участников принимающей и приглашенной сторон и их должностей;

3) сметы расходов на проведение конкретного представительского мероприятия.

По окончании представительских мероприятий подотчетное лицо, получившее деньги, составляет авансовый отчет, а также составляется акт о списании представительских расходов.

В бухгалтерском учете организации представительские расходы отражаются проводками:

Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу",

Кредит счетов 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

 

В бухгалтерском учете представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности в соответствии с п. 9 ПБУ 10/99 "Расходы организаций", только если они прямо связаны с деятельностью организации.

Понятие представительских расходов в налоговом учете определено в ст. 264 Налогового кодекса РФ.

В соответствии с подп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Согласно п. 2. ст. 264 Налогового кодекса РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским относятся расходы:

1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,

2) на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,

3) на буфетное обслуживание во время переговоров,

4) на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В последующих отчетных периодах при расчете представительских расходов нарастающим итогом для целей налогообложения прибыли может быть соблюден норматив этих расходов и зачтена сумма, учтенная как отложенный налоговый актив, бухгалтерской записью:

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам",

Кредит счета 09 "Отложенные налоговые активы".

Для целей налогообложения прибыли состав представительских расходов является закрытым, следовательно, те расходы, которые не названы в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ, не могут уменьшать налогооблагаемую базу организации по налогу на прибыль.

НДС, уплаченный по представительским расходам, подлежит вычету из бюджета в соответствии с п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ только в том случае, если эти расходы учтены для целей налогообложения по налогу на прибыль.

 

 


30.01.2014; 16:48
хиты: 1166
рейтинг:0
для добавления комментариев необходимо авторизироваться.
  Copyright © 2013-2024. All Rights Reserved. помощь