Отчет о прибылях и убытках является обязательной составной частью годового финансового отчета во всех учетных системах. Его структура регулируется на международном и национальном уровнях.
МСФО 1 «Представление финансовой отчетности» определяет, что компания должна указывать в отчете о прибылях и убытках информацию о доходах и расходах, используя классификацию, основанную на характере доходов и расходов или их функций в рамках компании. Статьи доходов и расходов разбиваются на подклассы по таким признакам, как стабильность и предсказуемость. Информация представляется в отчете одним из двух способов, что приводит к наличию двух вариантов его структуры.Оба варианта позволяют определить совершенно идентичный результат, различаются они классификацией расходов.
Обоснование названных вариантов вытекает из теории Шмаленбаха, согласно которой затраты отчетного периода на производство и реализацию продукции, работ и услуг по его завершении могут, во-первых, капитализироваться в актив (и должны быть показаны в балансе), если они обещают получение экономических выгод в будущих периодах, во-вторых, признаваться расходами (подлежащими представлению в отчете о прибылях и убытках), если они обеспечили получение экономических выгод в текущем периоде. Если затраты на производство и реализацию не могут обеспечить получение выгод ни в текущем, ни в будущем периодах, они списываются в убытки, увеличивая расходы.
Способ определения результата методом характера затрат предполагает сопоставление выручки от продаж продукции (товаров, работ, услуг) с общей суммой затрат периода, скорректированной на изменение остатков незавершенного производства и готовой продукции. Корректировка призвана отразить тот факт, что производство увеличило уровни запасов, или что продажи, превышающие производство, уменьшили уровни запасов.
Способ определения результата методом функций затрат, или «себестоимости продаж» основан на сопоставлении выручки от продаж с себестоимостью проданной продукции (товаров, работ, услуг).
Структура отчета о прибылях и убытках, основанная на методе характера затрат, предполагает их классификацию по экономическому содержанию. В таком формате отчета вначале показывается выручка от реализации продукции (товаров, работ, услуг), уменьшенная на сумму налогов, включаемых в цену товара. Далее из суммы доходов вычитается весь объем затрат на производство в разрезе экономических элементов:
материалы — стоимость израсходованных сырья и материалов, топлива, запасных частей и т. п.;
заработная плата - затраты на заработную плату и оклады, все виды вознаграждений за выполненную работу, включая премиальные, сверхурочные и т. п., затраты на социальное, пенсионное и медицинское обеспечение, установленные законом;
амортизация — отчисления, списываемые в погашение стоимости долгосрочных материальных активов;
прочие затраты — затраты на рекламу, амортизация нематериальных активов, командировочные расходы, затраты на комиссионные, почтово-телеграфные услуги и услуги других видов связи, налоги, включаемые в себестоимость продукции, лицензионные платежи, затраты на аудиторские услуги и т. п.
Результат от реализации получают путем вычитания из полученных доходов всей суммы затрат за период, скорректированной на уменьшение затрат, находящихся в запасах готовой продукции и незавершенном производстве, которое вычисляется в виде разницы в остатках на начало и конец отчетного периода. В расчет принимается изменение со знаком «плюс», если стоимость остатков уменьшается, и со знаком «минус», если стоимость остатков увеличивается. МСФО отмечают, что этот метод легко применим в небольших компаниях, где не требуется распределения прочих расходов в соответствии с функциональной классификацией.
В формате отчета о прибылях и убытках, основанном на методе себестоимости продаж в начале, как и в формате характера затрат, показывается выручка от продаж за минусом включенных в нее налогов. Выручка сопоставляется с затратами, обеспечившими ее получение, т.е, с признанными в отчетном периоде расходами, классифицированными в соответствии с функциями на производственную себестоимость, расходы на распространение и управленческие расходы.
В МСФО особо указано, что компании, классифицирующие расходы по функциям, должны раскрывать дополнительную информацию о характере расходов, в том числе о затратах на амортизацию и оплату труда. Дополнительная информация полезна для прогнозирования будущих потоков денежных средств.