Контроль - это вид управленческой деятельности, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Выделяют два направления:
· контроль для оценки полученного результата;
· контроль для принятия мер по корректировке существенных отклонений от плана либо корректировке самого плана.
Именно поэтому контроль - одна из ведущих функций управления после целеполагания. Если не выработана цель, то и нечего контролировать. В связи с этим контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.
Основными причинами необходимости контроля являются:
· неопределенность, сложность и динамичность среды;
· предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;
· поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.
Содержание функции контроля в конкретной ситуации определяется структурой и содержанием других функций управления (планирования, организовывания, мотивирования). В то же время принятая система контроля будет влиять на содержание систем планирования, организации деятельности, мотивирования.
Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей и контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.
Связь контроля с функцией организовывания прослеживается в решении проблемы централизации - децентрализации и установлении субъекта и объекта контроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации по разным уровням иерархии.
Субъекты и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях.
Результаты контроля, в соответствии с теорией Портера- Лоулера, являются необходимым условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.
Эффективное сочетание различных видов контроля с учетом параметров внешней и внутренней среды - залог успеха функционирования организации.
Характеристики эффективного контроля
Для того чтобы контроль мог обеспечить достижение целей, он должен обладать несколькими важными свойствами.
Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации поддерживать их.
Для эффективности контроля данный процесс должен соответствовать следующим принципам.
1. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией или управленцем.
2. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
3. Своевременность контроля. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.
4. Гибкость контроля. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточногибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
5. Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль — этопростейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен.
6. Экономичность контроля. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.
Обязательный элемент контроля (как и всех аспектов управления) - это люди, что делает необходимым учет человеческого фактора при разработке механизмов контроля.
Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля как можно более заметным, чтобы тем самым направлять действия персонала в нужное русло. Например, каждый сотрудник производственных предприятий знает о проведении регулярных проверок качества выпускаемой продукции. В данном случае ставка делается на то, что информированный о контроле за его работой персонал будет стараться не допускать ошибок и негативных действий, а это, в свою очередь, повысит потенциал контроля в плане приближения фактических результатов деятельности к желаемым.
Однако помимо позитивных возможны и негативные последствия открытости системы контроля:
а) Поведение, ориентированное на контроль.
б) Предоставление недостоверной информации.
Чтобы сгладить возможные негативные поведенческие последствия контроля и повысить его эффективность, необходимо придерживаться следующих правил:
а) Устанавливать значимые стандарты, принимаемые персоналом.
б) Налаживать двусторонние коммуникации
в) Устранять чрезмерный контроль.
г) Устанавливать жесткие, но достижимые стандарты.
д) Устанавливать вознаграждения за соответствие стандартам.
