Термин «коммуникация» происходит от лат. слова – делаю общим, связываю. Этот термин появился в научной литературе в начале ХХ века, и в настоящее время он имеет, по крайней мере, три интерпретации:
- средство связи любых объектов материального и духовного мира;
- общение как передача информации от человека к человеку;
- передача и обмен информацией в обществе с целью воздействия на него.
Коммуникация – это универсальная и одна из основных характеристик человеческого общения, так и деятельности любых организаций. Коммуникация безостановочна и безгранична, без нее не обходится ни один акт человеческого взаимодействия.
Суть коммуникации - обмен информацией, знаниями, образами, эмоциями, интеллектуальной собственностью.
Роль. Коммуникации являются основным и связующим процессом в осуществлении управленческой деятельности. Представляется вполне правомерным вывод о том, что эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях.
Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления - планирования, организации, мотивации и контроля.
Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе организации.
Руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, помимо управленческих функций (планирование, организация, мотивация и контроль). Т.к. обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, то коммуникации называют связующим процессом.
Элементы коммуникативного процесса.
Коммуникационный процесс - обмен информацией между двумя или более людьми.
Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал - средство передачи информации.
4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
И отправитель, и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их задачами являются составление сообщения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли, восприняли и разделили исходную идею.
Трудность заключается в том, что на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. В практике управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать свои проблемы. Сам факт обмена еще не гарантирует эффективности общения, т.е. достижения взаимопонимания людей, принимающих участие в коммуникации.
Классификация коммуникаций по разным основаниям.
По наиболее значимым основаниям коммуникации проведена классификация Ф.И. Шарковым. Он выделяет следующие типы коммуникации:
1. По масштабности процесса коммуникации и массовости вовлекаемых в него лиц:
- а) массовая коммуникация (большое количество людей, зачастую состоящее из различных по интересам и коммуникативному опыту групп);
- б) среднего уровня (групповая, внутриорганизационные коммуникации);
- в) локальная (внутрисемейная, в малых группах - внутригрупповая, межгрупповая).
2. По способу установления и поддержания контакта коммуникации подразделяются на
- а) непосредственные (прямые)
- б) опосредованные (дистанционные).
3. По инициативности коммуникаторов коммуникации делятся на
- а) активные
- б)пассивные.
- Если коммуникатор воздействует на реципиента, который не реагирует на послания, то последний играет пассивную роль, а данная коммуникация в целом также является пассивной.
4. По степени организованности коммуникации подразделяются на
- а) случайные
- б)неслучайные (организованные).
5. В зависимости от направления потока информации коммуникации подразделяются на
- горизонтальные
- вертикальные. Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на нисходящие (общение начальника со своими подчиненными) и восходящие.
- Горизонтальные коммуникации происходят между членами группы, имеющими равный ранг в системе управления организацией, между друзьями, равнозначными группами в обществе.
6. В зависимости от используемых знаковых систем коммуникации подразделяются на
- а) вербальные
- б) невербальные.
Кроме вышеотмеченных видов коммуникации выделяют когнитивные, конфликтные, кризисные, межкультурные, офисные, производственные, протестные, рекреационные, уличные, художественные, экспрессивные и т.д.
Ведущая роль межличностных коммуникаций в управлении.
Межличностные коммуникации В межличностных коммуникациях главным является передача информации от одного лица к другому. Межличностные коммуникации обладают рядом отличительных характеристик, которые необходимо учитывать менеджерам в профессиональной деятельности:
- межличностная коммуникация практически всегда более оперативна и достигает своего адресата при минимуме помех;
- она всегда избирательна, так как межличностный канал оперативно формируется в наиболее подходящий для передачи информации момент и способен выходить на нужного респондента;
- межличностная коммуникация более свободна от формальных регламентирующих форму и стиль сообщения рамок, что делает ее более доступной и доходчивой;
- в межличностной коммуникации открываются огромные неограниченные возможности для использования эффекта обратной связи.
-- Организация эффективных коммуникаций в группах. Вербальные и невербальные коммуникации, формальные и неформальные.
Организация состоит из формальных и неформальных компонентов.
Формальная коммуникация – однонаправленный акт передачи информации по иерархической вертикали формальной структуры. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества.
Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Но исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.
Барьеры на пути эффективных коммуникаций. Наиболее существенными межличностными коммуникационными барьерами на организационном уровне являются:
- Преграды, обусловленные восприятием.
- Семантические барьеры. Здесь необходимо обсудить проблемы, связанные с использованием вербальных символов – слов. Семантические вариации часто приводят к недопониманию, поскольку во многих случаях довольно сложно понять, какое именно значение было присвоено символу отправителем.
- Невербальные барьеры.
- Неэффективная обратная связь.
- Неэффективное слушание.
