Должностная инструкция это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.
Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности)
Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
- Общие положения
- Основные задачи и функции
- Обязанности
- Права
- Ответственность
- Взаимосвязи
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:
наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
- название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);
- порядок назначения и освобождения от должности;
- порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
- требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать... должен уметь...);
- перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций. Например, при использовании ручной технологии это могут быть следующие операции:
- получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;
- заполнение контрольных карточек;
- внесение в них отметок о ходе исполнения;
- ведение сроковой картотеки;
- передача информации;
- составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.
Та же задача при автоматизированной технологии будет включать такие операции, как:
- внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;
- ведение компьютерной базы данных документов с отметкой «Контроль»;
- обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.
В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций. Например:
- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
- соблюдать установленные сроки подготовки документов;
- соблюдать этические нормы общения в коллективе;
- соблюдать конфиденциальность служебной информации.
В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.
В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения, от которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию.
Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.
Должностные инструкции также относятся к документам длительного действия.
