Документопоток входящих документов составляют:
-
документы вышестоящих организаций, органов власти;
-
документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
-
документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
-
жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
-
прием входящих документов;
-
первоначальная (экспедиционная) обработка;
-
предварительное рассмотрение и распределение;
-
регистрация;
-
рассмотрение документов руководством;
-
исполнение резолюций;
-
отправка ответных документов.
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.
Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.
Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.
Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.
Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней.
