Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.
- Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению.
- Письмо-запрос - представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах.
- Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать.
- Гарантийное письмо - составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации.
- Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей.
- Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо.
- Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ.
- Письмо-приглашение и письмо–поздравление
- Циркулярные письма - это письма от вышестоящей организации.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.
Подготовка письма включает следующие стадии:
- - изучение существа вопроса;
- - сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;
- - подготовка проекта письма;
- - согласование проекта (при необходимости);
- - подписание руководителем.
Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал.
Письмо должно имеет реквизиты:
- Наименование организации и ее справочные данные;
- дата, регистрационный номер;
- ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
- адресат;
- заголовок к тексту (отвечающий на вопрос "о чем?");
- текст;
- отметка о наличии приложений;
- подпись;
- отметка об исполнителе.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
В переписке используется следующие формы изложения:
- от первого лица единственного числа (прошу);
- от первого лица множественного числа (просим);
- от третьего лица единственного числа (организация просит);
- от третьего лица множественного лица ( трудовой коллектив просит);
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
- "Согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2008 партия № 3 телевизоров "Sony", в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от ... № ...)...".
В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор».
