Начало 19 в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления. В данный период появилась новая система управления – министерская, основанная на принципе единоначалия.
Первыми министерствами, созданными в 1802 г. были: военно-морских дел, иностранных дел, финансов, народного просвещения и др. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь помощника.
Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос, т.е. решение дела.
Все поступающие в министерство дела делились на три категории:
- текущие дела (донесения, ведомости, переписка и др.);
- чрезвычайные дела (дела по обнаруженным злоупотреблениям);
- дела, «не терпящие времени» или срочные.
Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы:
- документы, составлявшие внутреннее делопроизводство (записки, справки, регистрационные журналы),
- документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.
Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, к концу 19 в. требовались более гибкие формы делопроизводства. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой.
Появление пишущих машинок ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов в учреждениях.
Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.
В конце19-начале 20вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы. Во второй половине ХVIII в. появляются первые сборники образцов документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходилось обращаться в государственные учреждения.
