Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
по способу документирования
- рукописные;
- электронные;
- графические;
- кино-, фотодокументы.
по сфере использования
- организационно-распорядительные;
- финансовые;
- научно-технические;
- отчетно-статистические.
по содержанию
- простые;
- сложные.
по месту составления
- внутренние;
- внешние.
по степени гласности
- открытые;
- с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
по происхождению
- официальные или служебные
- личные
по юридической силе
- оригиналы / подлинники;
- копия (не имеющие юридической силы);
- отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
- заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
- выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
- дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
по форме изложения (степени унификации)
- индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
- трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
- типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления, типовые инструкции);
- примерные (для аналогии);
- унифицированные
по срокам исполнения
- срочные (с указанием срока исполнения);
- несрочные.
по срокам хранения
- временного хранения (до 10 лет);
- долговременного хранения (свыше 10 лет);
- постоянного хранения.