Основные понятия
Часто используется понятие «электронный офис». Обычно под этим понимают офис, в котором всю информацию обрабатывают электронными способами с помощью определенной совокупности технических, организационных и программных средств.
Функции и возможности офиса предъявляют определенные интегральные требования к используемой аппаратуре и программному обеспечению.
С точки зрения организационной структуры любое предприятие состоит из отдельных подразделений. Каждое подразделение (офис) выполняет свои задачи, которые чаще всего взаимосвязаны с задачами других подразделений, являются их частью или, наоборот, включают в себя задачи, решаемые другими подразделениями. Общим для всех офисов является выполнение следующих функций:
- документооборот, который сводится к обработке входящей и исходящей информации (регистрация, ответы на письма, написание отчетов, т.е. исполнение документооборота и контроль за его исполнением и т.д.);
- сбор и анализ информации за определенный период (отчетные документы, сводки и т.д.);
- хранение поступившей информации и ее быстрый поиск по различным критериям;
- оперативная передача информации между офисами внутри организации и передача информации другим заинтересованным организациям (обеспечение вертикальных и горизонтальных информационных связей);
- планирование работ и управление ими;
- автоматизация коммерческой деятельности;
- ащита данных.
Теперь определим требования к программному обеспечению, необходимому для выполнения вышеперечисленных функций.
Общая характеристика офисных пакетов
Интегрированные пакеты включают набор приложений (компонентов), обеспечивающих единообразный подход к управлению различного рода информацией. Каждое приложение, входящее в состав пакета, ориентировано на выполнение определенных функций, на обработку информации и создание документов определенного типа. В процессе работы возникает необходимость обмена информацией между документами, созданными в различных приложениях, создания составных документов, включающих объекты разных типов (например, в текстовый документ включаются данные, подготовленные с помощью электронных таблиц или графических редакторов). Современная организация документооборота на предприятии требует упрощения доступа к данным, совместно используемым различными приложениями, разделяемым несколькими пользователями.
Кроме того, обязательной характеристикой пакета является унифицированный интерфейс пользователя, снижающий трудоемкость изучения приложений, входящих в пакет, облегчающий переход от работы с одним приложением к работе с другим.
Общей характеристикой современных офисных пакетов является возможность их конфигурирования и настройки в соответствии с потребностями пользователей, расширяемость пакетов.
Одним из широко используемых интегрированных пакетов прикладных программ офисного назначения является офисная система MicrosoftOffice, базовыми компонентами которой можно считать текстовый процессор Word и программу обработки электронных таблиц Excel. В состав пакета включена СУБД Access (профессиональный выпуск), средства планирования работы, обмена почтовыми сообщениями. Последние версии пакета ориентированы на создание корпоративных информационных систем, в полной мере используют возможности Internet.
Первой отечественной системой делопроизводства, полностью оптимизированной для работы в среде Windows, является система Евфрат. Кроме традиционного ведения электронного архива, Евфрат может работать в качестве удобной инструментальной оболочки для создания информационных систем малого и среднего класса. В системе реализована функция прямого обмена данными с Word. Евфрат интегрируется с системой распознавания текстов Cuneiform.
