Электронная таблица (ЭТ) — самая распространенная и мощная информационная технология дня профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты — табличные процессоры.

Табличные процессоры – это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей. Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.

Главное достоинство электронной таблицы — это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:

· числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;

· числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;

· предполагается статистическая обработка данных; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.

 

 

MS Excel 2007: Основные понятия. Структура окна

Тема «Основные понятия. Структура окна»

·         Основные понятия

·         Структура окна

1.      Строка заголовка

2.      Меню вкладок

3.      Строка формул

4.      Рабочая область

5.      Полосы прокрутки

6.      Строка состояния

·         Перемещения по экрану

·         Операции с листами

·         Задания для самостоятельной работы

Основные понятия

Табличные процессоры – специальные пакеты программ, обрабатывающие информацию, которую можно представить в виде таблиц.

Microsoft Excel – табличный процессор, программа для создания и обработки электронных таблиц. Значок программы MS Excel 2007 имеет вид, показанный на рис. 1.1.

Рис. 1.1 Значок программы MS Excel 2007

Многооконная организация MS Excel позволяет одновременно работать с несколькими книгами, каждая из которых расположена в своем окне (Рис. 1.2). При введении данных в таблицу, построении диаграмм пользователь работает с активным документом в активном окне. Для перехода к окну другой книги необходимо щелкнуть на ее имени на Панели задач или выбрать на вкладке Вид в группе Окно команду Перейти в другое окно, которое содержит список открытых документов.

Рис.1.2 Окно программы Microsoft Excel 2007

Рабочая книга – это основной документ, используемый MS Excel для хранения и обработки данных. Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов, каждый из которых может содержать данные.

Рабочий лист служит для организации и анализа данных (построение расчетных таблиц, диаграмм, работа с базами данных и т.д.). Работать одновременно можно сразу с несколькими листами: вводить, редактировать, производить с данными вычисления (имена листов выводятся на ярлыках в нижней части экрана). По умолчанию каждая вновь созданная рабочая книга содержит 3 рабочих листа.

Ярлык листа – обозначение листа рабочей книги.

Ячейка – основная единица хранения данных.

Адрес ячейки (ссылка на ячейку) – обозначение ячейки, в котором указывается соответствующий столбец и строка.

Активная (текущая) ячейка – выделенная рамкой ячейка, если начать ввод, то данные появятся в этой ячейке (номер и содержимое ячейки отображаются в строке формул).

 

Структура окна

1. Строка заголовка

Строка заголовка находится в самой верхней части окна (Рис. 1.3).

Рис. 1.3 Строка заголовка

В левой части окна расположена кнопка Office, которая открывает доступ к основному меню, в котором располагаются команды по созданию, открытию, сохранению, печати, настройкам документа. Также в данной строке находится панель быстрого доступа, содержащая кнопки: сохранить и отмена/возврат выполненного действия. Для настройки данной панели можно воспользоваться кнопкой  и выбрать, какие еще команды поместить на панель быстрого доступа.

В правой части строки заголовка находятся кнопки управления окном:

 

 – свернуть – сворачивает окно в кнопку на Панели задач;

 – развернуть – разворачивает окно до размеров экрана;

 – свернуть в окно – восстанавливает прежние размеры окна, до выполнения операции развертывания;

 – закрыть – завершает работу с программой и закрывает окно.

2. Меню вкладок

Занимает вторую строчку основного окна и содержит вкладки, упорядоченные по функциональному признаку (рис. 1.4), при выборе вкладки появляются группы команд с кнопками, за которыми закреплены команды. Выбор осуществляется указателем мыши и щелчком по ее левой кнопке. При наведении на любую кнопку рядом с указателем появляется подсказка, которая указывает функции данной команды.

Рис. 1.4 Меню вкладок

3. Строка формул

Строка формул (Рис. 1.5) содержит:

* адрес активной ячейки, либо сведения о величине выделенной области (количество столбцов и строк, которые содержит выделенная область);

* поле, в котором отображается информация, введенная в ячейку таблицы (текст, формулы).

Рис. 1.5 Строка формул

Чтобы вывести или убрать эту строку, следует на вкладке Вид в группе Показать или скрыть выбрать команду Строка формул.

4. Рабочая область

Рабочая область – свободная центральная часть окна, которая представляет собой таблицу (данная область также называется рабочим листом).

Каждый рабочий лист состоит из 16 384 столбцов и 1 048 576 строк. Столбцы обозначаются прописными буквами (вверху окна) от A до Z, далее – от AA до AZ, затем – от BA до BZ и т.д. до столбца ZZ, после этого – ААА, ААВ и т.д. до XFD1. Строки пронумерованы с левой стороны окна документа. Пересечения строк и столбцов формируют ячейки. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7.

Имена рабочих листов выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги (Рис.1.6). Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для перехода по ярлыкам используются кнопки слева от ярлыков:

 - переход к ярлыку первого листа

 - переход к ярлыку предыдущего листа

 - переход к ярлыку следующего листа

 - переход к ярлыку последнего листа

Рис. 1.6 Рабочий лист

5. Полосы прокрутки

Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная) предназначены для перемещения по таблице в рабочем окне по вертикали и по горизонтали. Перемещение с использованием полос прокрутки осуществляется с помощью мыши.

Элементы полосы прокрутки

Вид кнопок	Назначение
	перемещение окна на одну строку вверх
	перемещение окна на одну строку вниз
	перемещение окна влево
	перемещение окна вправо

6. Строка состояния

В нижней части окна располагается строка состояния, в которой указываются текущие операции, кнопки перехода от одного режима к другому, а также масштаб отображения листа на экране (Рис. 1.7).

Рис. 1.7 Строка состояния

Перемещения по экрану

Указать необходимую ячейку можно, щелкнув по ней мышью. Кроме того, перемещаться по таблице можно с помощью клавиатуры:

* клавиши управления курсором (стрелки - вверх, вниз, вправо, влево) позволяют переместиться на одну ячейку в соответствующем направлении;

* клавиша Home перемещает активную ячейку в первый столбец строки;

* сочетание клавиш Ctrl+Home и Ctrl+End - в начало таблицы и в последнюю использованную ячейку, куда вводились данные;

* Ctrl+↑ и Ctrl-↓ - в первую и последнюю использованную ячейку столбца (если столбец не заполнен, то переход осуществляется в последнюю строку столбца листа);

* Ctrl+← и Ctrl+→ - в первую и последнюю использованную ячейку строки (если строка не заполнена, то переход осуществляется в последний столбец листа);

* PgUp, PgDn - на экранную страницу вверх и вниз, соответственно.

* При нажатии сочетаний клавиш Ctrl+PgUp или Ctrl+PgDn активизируются, соответственно, предыдущий и следующий рабочие листы книги.

Перейти на нужную ячейку, можно набрав её адрес в поле имени и нажав клавишу Enter, или, нажав клавишу F5, в появившемся окне указать адрес ячейки.

Операции с листами

Переименование листа:

* дважды щелкнуть мышью на ярлыке листа, ввести новое имя;

* в контекстном меню ярлыка выбрать команду Переименовать, ввести новое имя.

Добавление листа

* в контекстном меню ярлыка листа выбрать команду Вставить (в появившемся окне выбрать Лист и нажать кнопку Ок);

* нажать комбинацию клавиш Shift+F11;

* рядом с последним ярлыком листа нажать кнопку Вставить лист;

* на вкладке Главная в группе Ячейки выбрать команду Вставить, а затем Вставить лист.

Удаление листа

* в контекстном меню ярлыка листа выбрать команду Удалить;

* на вкладке Главная в группе Ячейки выбрать команду Удалить, а затем Удалить лист.

Если удаляемый лист содержит данные, то при выполнении команды появится предупреждение об их потере, т.к. восстановить лист будет невозможно.

Перемещение, копирование листа

* перетащить мышью ярлык листа вдоль ряда ярлыков на новую позицию (для копирования удерживать клавишу Ctrl);

* в контекстном меню ярлыка выбрать команду Переместить /скопировать. В появившемся диалоговом окне указать в какую книгу, перед каким листом следует поместить перемещаемый лист. Для получения копии листа необходимо в этом окне установить флажок Создать копию.

Установка цвета ярлыка:

* в контекстном меню ярлыка выбрать команду Цвет ярлычка;

* на вкладке Главная в группе Ячейки выбрать команду Формат, а затем Цвет ярлычка.

Выделить несколько листов:

* щелкать на ярлыках при нажатой клавише Ctrl;

* щелкнуть на ярлыке первого из выделяемых листов, нажать клавишу Shift и, удерживая ее, щелкнуть на ярлыке последнего листа, входящего в выделение;

* в контекстном листе любого листа выбрать команду Выделить все листы.

Снять выделение листов:

* щелкнуть на ярлыке листа, не входящего в выделение;

* в контекстном меню ярлыка любого выделенного листа выбрать команду Разгруппировать листы.