Основное назначение распорядительных документов (РД) - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. РД содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. С учетом сферы своего действия РД делятся на:
• правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все РД делятся на две группы:
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания);
• документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения). В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. (федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм.) Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. Процедура издания РД в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:
а) инициирование решения, т.е. обоснование необходимости издания распорядительного документа;
б) сбор и анализ информации по вопросу, предусматривающие сбор объективной, достаточной и своевременной информации;
в) подготовка проекта распорядительного документа
г) согласование проекта документа, подразумевающее визирование и внешнее согласование;
д) доработка проекта распорядительного документа по замечаниям, предполагающая внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа и представление руководителю на подписание;
е) принятие решения, т.е. подписание документа (решающая стадия подготовки распорядительного документа)
ж) доведение распорядительного документа до исполнителей, т.е. его тиражирование, рассылка или передача исполнителям.
Подготовка РД при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:
а) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа, предусматривающая сбор информации по вопросу и ее анализ (завершается оформлением аналитической справки);
б) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;
в) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании, в ходе которого могут быть высказаны мнения по проекту решения и предложения по его изменению;
г) принятие решения по рассмотренным материалам;
д) оформление протокола заседания, фиксирующего его ход и рассматриваемые вопросы;
е) издание распорядительного документа по решению коллегиального органа;
ж) доведение решения до исполнителей, т.е. его тиражирование, рассылка или передача исполнителям.
Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. Различают приказы по основной деятельности и личному составу. Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников и т.д. Приказы оформляются на общем бланке или бланке приказа. Обязательными реквизитами являются: 08, 10, 11,12, 14, 22, 23, 24. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект". Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Например, В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица ед. числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами. Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение, его инициалы и фамилия. Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие (Утвердить инструкцию ...). До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия.
Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений может отсутствовать констатирующая часть. Ключевым словом, разделяющим констатирующую и распорядительную части является: "ОБЯЗЫВАЮ". В некоторых случаях ключевое слово может отсутствовать.
Указание - это правовой акт, издаваемый лично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также с вопросами, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ". Текст указаний в большинстве случаев имеет две части: констатирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания. Указания обязательно проходят процедуру согласования с юрисконсультом, руководителями подразделений. Подписи авторов, визы и грифы согласования остаются на проекте документа и не переносятся в тиражируемый документ.
Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами Субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия. Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: 01(02,03), 08, 10, 11, 12, 14, 18, 22.. Текст постановления или решения состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", в решениях - "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО)". Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию. Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений). Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
