Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации Реквизит 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Реквизит 04 – код организации Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Реквизит 07 – код формы документа Реквизит 08 – наименование организации Реквизит 09 - справочные данные об организации Реквизит 10 - наименование вида документа Реквизит 11 – дата документа Реквизит 12 – регистрационный номер документа Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа Реквизит 14 - место составления или издания документа Реквизит 15 – адресат Реквизит 16 – гриф утверждения документа Реквизит 17 – резолюция Реквизит 18 – заголовок к тексту Реквизит 19 – отметка о контроле Реквизит 20 – текст документа Реквизит 21 – отметка о наличии приложения Реквизит 22 – подпись Реквизит 23 - гриф согласования документа Реквизит 24 – визы согласования документа Реквизит 25 – оттиск печати Реквизит 26 – отметка о заверении копии Реквизит 27 – отметка об исполнителе Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело Реквизит 29 – отметка о поступлении документа в организацию Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа (01-02)Законом установлено 3 варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла. В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается. (03)Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Товарный знак и знак обслуживания - это обозначения, способные отличить соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. "). В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. (04) Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО включает 8 знаков. В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах - в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне. (05) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. (06) Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Структура идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) представляет собой: • для организации - десятизначный цифровой код; • для физического лица - двенадцатизначный цифровой код. В связи с особенностями учета организаций, в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП). Структура кода причины постановки на учет представляет собой 9-значный цифровой код. (07) Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В документах, оформленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код формы документа проставляется, как и код организации. Код формы документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа. (08) Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком Российской Федерации другой пишется либо ниже либо справа. наименование должно содержать указание на организационно-правовую форму юридического лица. Наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть структурное подразделение или должностное лицо, представляющее организацию. (09) Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Стандарт не лимитирует состав и объем сведений, включаемых в справочные данные об организации. При оформлении этого реквизита могут также указываться сведения о лицензиях, патентах, адресе web-страницы в Интернете и др. Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций В составе справочных данных об организации указываются: код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). (10) Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000). Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами. (11) Дата официального документа показывает время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. дата может оформляться цифровым и словесно цифровым способом. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. (12) Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации, номенклатуре дел и распорядительных документах организации. Если регистрационный номер отправляемого письма 01-13/142 то: • 01 - индекс структурного подразделения; • 13 - порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения; • 142 - порядковый номер письма. (13) Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ: На № 301 от 21.04.2005 Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется только в письмах-ответах. (14) Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам .Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Место составления документа не указывается: • если оно включено в состав наименования организации (например, Правительство Москвы); • в письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите "Справочные данные об организации"). К географическим объектам относятся природные объекты; республики, края, области, города федерального значения, автономная область, автономные округа; города и другие поселения. (15) В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При обращении к должностному лицу может употребляться обращение (господин, академик, профессор ) При этом инициалы ставятся после фамилии. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. (16) Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Гриф проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату утверждения. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. В таких случаях в грифе утверждения действие согласуется с видом документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. (17) Резолюция представляет собой надпись на документе, сделанную должностным лицом и содержащую принятое им решение. В резолюции определяются организации, структурные подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым. Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами "Адресат" и "Текст". На документе не должно быть более четырех резолюций. (18) Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, чего (кого)? Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются. (19) Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируются. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Проставляется эта отметка в верхнем правом углу первого листа документа. (20) Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: • в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; • на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения). (21) Отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Слово "Приложение" независимо от количества прилагаемых документов употребляется в единственном числе. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 г. № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово "Приложение", его номер (при необходимости) со знаком №, наименование, дату и номер основного документа. (22) В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, без наименования организации - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Вице-президент Ассоциации Региональных предприятий подпись В.А. Арбенин При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Генеральный директор подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер подпись З.В. Попова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора по научной работе подпись Ю.Г. Демидов Заместитель директора по научной работе подпись К.И. Игнатьев В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (23) Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа. При этом в грифе согласования указывается наименование документа в именительном падеже, его дата и номер. Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер. Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись", а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. (24) Виза используется при согласовании документов внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа) и включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом, добавив слово (Замечания прилагаются) Отказ от визирования документа не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается отметка в начале пишется ( с проктом не согласен ,замчания прилагаются) а дальше как всегда. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится. (25) Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Наложение печати на другие реквизиты, например подпись, затрудняет проверку подлинности документа. (26) Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме. В делопроизводственной практике копируют, в основном, исходящие документы для того, чтобы в делах организаций остались их копии. Отметка о заверении копии проставляется, как правило, от руки ниже реквизита "Подпись" и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату заверения. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами. Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации. (27) Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи "Исп." и номер его служебного телефона без надписей "тел." или "т.". Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. (28) Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело, для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется ниже отметки об исполнителе. (29) Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих (получаемых) документах. Она содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты): Вх. № 03-10-16 10.02.2005 Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа. В организациях с большим объемом документооборота при обработке поступающих документов могут использоваться другие штампы, например: "Документ получен в поврежденном виде". (30) Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. С:\Докум\Приказ6.doc В реквизите "Идентификатор электронной копии документа" рекомендуется указывать полный путь к файлу - электронной копии документа, -включая имя файла и расширение.
