Управление - это деятельность, требующая постоянного документирования, т.е. фиксации, отражения в определенных видах документов. Создание документов в организациях обусловлено двумя основными факторами:
- необходимостью обязательного представления документированной информации для формирования государственных информационных ресурсов;
- необходимостью документирования текущих, повседневных управленческих ситуаций, возникающих в деятельности организаций.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документа, оперативное и качественное составление и оформление документов, организацию быстрого поиска документов, интенсивное использование компьютерных технологий в работе с документами и т.д. Таким образом, понятие "управленческий документ" включает средство фиксирования управленческой информации, отражающей управленческие решения, на материальных носителях по определенным нормам и правилам, которые предусматривает процесс составления и оформления документа. Совокупность управленческих документов называется управленческой документацией. К управленческой документации относятся функциональные комплексы документов или функциональные потоки, массивы или системы документации.
Классификация управленческих документов.
правленческие документы различаются:
а) по происхождению:
- личные, создаваемые вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей (личную переписку и т.д.);
- официальные, создаваемые юридическими или физическими лицами с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке;
б) по способу документирования: письменные; изобразительные; графические; фото-, фоно-, кинодокументы; документы, созданные с помощью компьютерной техники;
в) по содержанию или по роду деятельности: организационно-распорядительные; плановые; бухгалтерские и т.д.;
г) по месту составления: внешние по отношению к организации - входящие (поступающие в организацию); исходящие (отправляемые за пределы организации); внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях);
д) по количеству затронутых вопросов:
- простые, т.е. посвященные одному вопросу, решаемые, как правило, в одном подразделении;
- сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов;
е) по назначению:
- распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений;
- планирование - посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др.;
- учет - составлением и обработкой статистической, бухгалтерской документации;
- регламентация отдельных направлений деятельности проводится в виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил и т.д.;
ж) по способу изложения текста:
- индивидуальные, содержание которых излагается в виде связанного текста. Составитель индивидуального документа готовит оригинальный текст для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом;
- трафаретные, структура изложения текста которых формализована (анкеты, справки и т.д.). Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки;
- типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся ситуаций), составляются на основе образца (типовые письма, инструкции, договоры и др.).;
и) по ограничению доступа:
- cекретные, снабжаемые особой пометой и грифом секретности;
- документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, но могут использоваться только работниками данного учреждения;
- несекретные (простые), или без ограничения доступа;
к) по срокам исполнения: срочные; несрочные;
л) по срокам хранения: документы постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет);
м) по степени подлинности: подлинники; оригиналы; копии; дубликаты.
