Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).
Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).
Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).
Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации. Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.
Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.
Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.
Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения. Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования. Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные черты: а) код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться ( неизменность, однотипность и определенность кода); б) код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию; в) кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей.
Виды кодов: алфавитный - система букв, цифровой - система цифр, алфавитно-цифровой - смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный - система выпуклых точек (шифр Брайля) и др.; г) выбор кода зависит от материального носителя; д) информация не зависит от выбранного кода, т.к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками; е) чем короче код, тем длиннее текст.
