Документ представляет собой систему - множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой (несколько подсистем образуют сложную систему). Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ, то его подсистемами будут информационная и материальная составляющие, а также конструктивные элементы документа объединенные в сложное целое. Документ как целое - это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, архивов и др. документ становится подсистемой или даже элементом боле высшего уровня. Документ имеет собственные признаки и свойства, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:
а) атрибутивность, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной;
б) функциональность, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ – полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций;
в) структурность, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями и т.д. Обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.
К отличительным признакам документа относятся:
а) наличие смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.
б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;
в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;
г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют: наброски, черновики, эскизы.
Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Функции документа можно условно поделить на три группы:
а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;
б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:
1. информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Информационная функция присуща всем без исключения документам. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;
2. коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: o документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления и т.д.) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); o документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);
3. кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;
в) специальные функции присущи определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:
1. управленческая (регулятивная) функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы и т.д.). Здесь документ выступает прежде всего как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;
2. правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов. Ей обладают официальные издания (конституция, законы, указы) и договорные документы;
3. функция учета заключается в регистрации и группировке в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля (статистические и финансово-экономические документы);
4. познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Обеспечение общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация и т.п.);
5. общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, и др.);
6. мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие документы);
7. гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы и т.п.). К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо. Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях. Существуют функции время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).
Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа. Целевое и читательское назначение документа определяют характер информации, содержащейся в нём, тип и вид документа. Знание функций документа позволяет:
• определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
• правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
• осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
• определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;
• разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д. Функции документов выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.
