Руководитель, принимая управленческие решения, основывается на информации: что происходит в его подразделении, компании, бизнесе. Необходимость в получении таких сведений возникает у всех в разное время, а объем интересующей информации может быть различным. По закону компания должна периодически на регулярной основе готовить целый пакет финансовой отчетности - баланс, отчет о прибылях и убытках, необходимые расшифровки и пояснения к ним. Такие документы предназначены, прежде всего, для внешних пользователей - контролирующих органов, банков, партнеров и т.п.
Управленческая отчетность, по сути, представляет собой систему взаимосвязанных показателей, характеризующих условия и результаты деятельности компании в целом или отдельных ее частей за отчетный период, на основе анализа которой менеджеры принимают решения для достижения поставленных целей. Именно цели определяют содержание управленческой отчетности, набор показателей, периодичность подготовки и предоставления информации, а также направление ее использования.
Для менеджеров основное значение имеет содержание управленческой информации, однако не менее важным является и способ ее представления, включая средства вывода и формат данных, а также методы доставки, своевременность и сопровождающие сведения. Если отчетность перегружена данными, плохо структурирована и ее чтение вызывает трудности, то польза от нее невелика.
Следует помнить, что управленческая отчетность должна отвечать требованиям: целесообразности, объективности, надежности, своевременности, достаточности, сопоставимости, адресности, экономичности.
5. Своевременность представления управленческой отчетности
Своевременность подготовки управленческой отчетности имеет два аспекта:
- частоту подготовки периодических отчетов;
- интервал между окончанием периода и временем, когда отчет попадает к ответственному руководителю.
Частота подготовки периодических отчетов определяется временем, за которое информация, представленная в них, перестанет быть актуальной и отвечать главному требованию – быть полезной при выработке оперативных управленческих решений. Менеджеры могут получать информацию, которая должна подготавливаться для каждого конкретного случая. В некоторых ситуациях отчетная информация может поступать пользователю в режиме реального времени, при каждом ее изменении.
Системы формирования отчетности должны быть разработаны таким образом, чтобы обеспечить предоставление отчетов руководству в кратчайший срок после окончания отчетного периода (день, неделя, месяц, квартал и т.д.). Таким образом, ежедневный отчет должен быть предоставлен либо до окончания текущего дня либо в самом начале следующего дня; еженедельный – в первый день следующей недели; ежемесячный отчет – на третий или четвертый день следующего месяца. Решения о частоте формирования периодических отчетов и о приемлемой задержке в их предоставлении должны приниматься с учетом соотношения затрат и выгод.
6.
