Контроль ― это процесс отслеживания (мониторинга) деятельности и исправления любых существенных отклонений для обеспечения гарантии того, что она ведется как запланировано и приведет к достижению поставленных целей.
Управленческий контроль - это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач.
По мнению Дж. Оучи, существует три принципиально разных подхода к разработке систем контроля.
Рыночный контроль – подход у разработке систем контроля, при котором стандарты и нормы, используемые в этой системе, определяются на основе внешних рыночных механизмов.
Бюрократический контроль – подход к разработке систем контроля, при котором упор делается на организационные полномочия.
Клановый контроль – подход к разработке системы контроля, в которой поведение сотрудников регулируется общими ценностями, нормами, традициями, ритуалами, легендами и другими аспектами организационной культуры.
Можно выделить три функции контроля:
измерение фактического результата;
сравнение фактического результата со стандартом;
осуществление управленческих действий для корректировки отклонений или неадекватного стандарта.
Стандарты представляют собой специфические цели, прогресс в отношении достижения которых может быть измерен. В стандарты исполнения следует включать два основных вида информации: что сделано и как хорошо это сделано.
Ключевыми требованиями к любой системе оценки являются: уместность, чувствительность, надежность, приемлемость и практичность.
Менеджер располагает рядом средств измерения и контроля. Среди наиболее часто употребляемых можно выделить:
Личное наблюдение.
Статистические отчеты.
Устные отчеты.
Письменные отчеты.
Существует четыре основные сферы контроля:
Ресурсы организации. Человеческие ресурсы. Финансовые ресурсы. Физические ресурсы. Информационные ресурсы
Организационная среда. Внутренняя (технологии, культура, структура…) Внешняя (потребители, поставщики, конкуренты…)
Организационные и управленческие процессы. Планирование. Организация. Мотивация.
Результаты деятельности организации. Товары. Услуги.
Руководство обычно устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных целей не заслуживает внимания.
Управление, при котором менеджера информируют только об отклонениях, которые превышают масштаб допустимых отклонений, называют управлением по принципу исключения.
Часто имеет место тенденция сотрудников всячески подчеркивать работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегать той, где подобных измерений не проводится. Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль.
Хорошая система контроля позволяет менеджерам оценивать эффективность на основе того, в какой степени достигаются как конечные, так и промежуточные цели. С этой точки зрения можно выделить три вида контроля:
предварительный контроль;
текущий контроль;
заключительный контроль.
Эффективная система контроля обладает следующими характеристиками:
Точность.
Своевременность.
Экономичность.
Гибкость.
Простота и понятность.
Осмысленные критерии.
Стратегическая направленность.
Контроль по исключениям.
Комбинирование критериев.
Действия по корректировке.
Ориентация на результаты.
Рекомендации по проведению эффективного контроля:
Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками.
Устанавливайте двустороннее общение.
Избегайте чрезмерного контроля.
Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты.
Вознаграждайте за достижение стандарта.
