В основе организации учета материально-производственных запасов на складе и в бухгалтерии лежат следующие принципы:
– организация учета по местам хранения или нахождения материально-производственных запасов;
– организация учета по каждому материально-ответственному лицу;
– определение способа аналитического учета материально-производственных запасов на складах и в бухгалтерии.
Для хранения запасов в организациях создаются склады, каждому присваивается номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
Учет движения и наличия материалов на складе осуществляет материально-ответственное лицо – кладовщик в карточках учета материалов (форма № М-17). На каждый номенклатурный номер материалов открывается отдельная карточка, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.
Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов.
Ведение учета материалов допускается также в книгах учета материалов, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.
Первичные документы после записи их данных в карточки складского учета передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.
Определённый способ аналитического учета материально-производственных запасов на складах и в бухгалтерии предусматривает порядок и последовательность учета материалов, виды учетных регистров, взаимную сверку показателей складского и бухгалтерского учета. Наиболее распространенными способами аналитического учета запасов являются количественно-суммовой (оборотный) и оперативно-бухгалтерский (сальдовый).
При количественно-суммовом способе учет материально-производственных запасов на складах и в бухгалтерии осуществляется одновременно как в количественном, так и в денежном выражении с использованием оборотных ведомостей. Такой способ предусматривает применение двух вариантов учета материалов.
